Factura proforma: Qué es y para qué sirve

Aunque la mayoría entiende el concepto de factura, lo cierto es que cuando se profundiza en esta cuestión suelen aflorar dudas, sobre todo referidas a los diferentes tipos de facturas que existen. Este es el caso de los modelos de factura proforma, un tipo de factura muy útil pero bastante desconocido.

 

Qué es una factura proforma y para qué se utiliza

Una factura proforma es una factura provisional en la que se plasmarán los datos de una futura actividad comercial. Esto significa que las facturas proforma no tienen valor comercial, ya que tan solo son un documento que informará sobre los detalles de una factura definitiva que se expedirá en el futuro.

Dentro de este tipo de factura se incluirán datos como el precio, la base y los impuestos que resultarán de aplicación a la actividad comercial que se llevará a cabo en el futuro.

La factura proforma solo cumple con una función informativa, ya que no tiene valor comercial. Esto significa que las facturas proforma que se expidan no podrán formar parte de la contabilidad de la empresa, lo que quiere decir que no se declarará ni liquidará. Así pues, este tipo de facturas solo tienen por objetivo informar al cliente sobre un producto o servicio.

No obstante, aunque este tipo de factura no tiene validez comercial, sí tiene validez jurídica, por lo que será válida para acreditar en un juicio cualquier problema que haya podido surgir entre el cliente y la empresa.

Diferencias entre la factura comercial y la factura proforma

Aunque tanto la factura comercial como la factura proforma cumplen con la función de informar al cliente del coste de la operación comercial, tienen algunas diferencias importantes.

Así pues, la diferencia principal entre ambos tipos de facturas es que la factura comercial tiene validez contable y fiscal, ya que se trata de un documento definitivo. Además, conlleva una obligación de pago. Sin embargo, la factura proforma no tiene validez contable o fiscal y no conlleva una obligación de pago.

Por otro lado, la factura comercial no podrá ser modificada, mientras que la factura proforma sí podrá ser objeto de modificaciones, ya que es un borrador de la factura final.

Qué información contiene una factura proforma

Lo habitual es que este tipo de facturas tenga el formato y las características de una factura normal. No obstante, es indispensable que esta contenga los siguientes datos:

• Encabezado: en este se especificará que se trata de una factura proforma, por lo que lo normal es que lleve por título la palabra «proforma».
• Fecha en que se emite la factura proforma.
• Identificación del empresario: el empresario es quien emite la factura proforma. En este caso, deberá aparecer el nombre, el número de identificación fiscal, el domicilio fiscal, el número de IVA intracomunitario y los datos de contacto del empresario.
• Identificación del cliente potencial: se deberá incluir en la factura proforma el nombre, la dirección, el DNI y los datos de contacto del cliente potencial.
• Descripción detallada de los servicios o productos objeto de la operación comercial: incluirá el precio de cada producto o servicio y el coste total de la operación comercial. Así pues, también se deberán especificar además los costes de envío y otros gastos adicionales.
• Impuestos que resultan aplicables.

En resumen, este tipo de factura incluirá la información mínima que deberá estar en posesión del cliente potencial para que entienda las condiciones que serán de aplicación a la operación comercial.

Cuándo debe utilizarse

Tras la negociación en el marco de un proceso de compraventa de un producto o de prestación de un servicio, es habitual que el empresario envíe al cliente una factura proforma. No obstante, aunque esta práctica es habitual, no es en ningún caso obligatoria, aunque sí muy útil para informar a los clientes de las condiciones que se aplicarán a la futura operación comercial.

Sin embargo, lo habitual es que este tipo de facturas se utilicen en las operaciones de comercio internacional. Esto es así porque estas facturas son muy útiles para determinar el precio que se deberá pagar en concepto de aduanas.

En cualquier caso, las facturas proforma se podrán utilizar en los siguientes casos:

• Envío de ofertas comerciales entre el empresario y el cliente.
• Especificar los términos y condiciones que se aplicarán a la futura operación comercial.
• Acreditar que se va a llevar a cabo una futura operación comercial, detallando que la recepción del producto o la prestación del servicio, así como el cobro de los mismos, están aún pendientes.

Cómo se realiza

Para llevar a cabo una factura proforma correctamente, se deberán incluir los datos que hemos especificado anteriormente. Además, es recomendable incluir las condiciones de pago —los plazos en que se deberá efectuar el pago— y los términos y condiciones legales que comprometerán tanto al cliente como al empresario.

Este tipo de facturas no tiene por qué llevar numeración o serie de documento, ya que no forman parte de la contabilidad financiera. No obstante, esta práctica es recomendable para llevar un control adecuado de la emisión de este tipo de facturas.

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