¿Sabes cómo automatizar facturas de proveedores de forma rápida y sencilla?

Empresas de todo el mundo procesan miles de millones de facturas al año. A medida que el proceso de compra de materiales y bienes se refina y agiliza, este volumen no hace más que aumentar. De hecho, estudios recientes sugieren que es probable que el volumen de facturas recibidas se cuadruplique durante la próxima década. Por esta razón, muchas empresas buscan cada vez más los mejores caminos para automatizar facturas de proveedores y así administrar mejor su flujo de efectivo.

Los beneficios de la automatización de facturas de proveedores son muchos y son fáciles de observar, entre ellos destacan las mejoras en la eficiencia y en la precisión, pero también como eslabón importante en la automatización financiera y la transformación digital del negocio. Dicho esto, ¿cómo estar seguros al 100% de que la automatización es la solución ideal para tu empresa? Y en caso de que la respuesta sea afirmativa, ¿por dónde empezar?

 

Los beneficios de una herramienta integrada de gestión

Una forma de reducir los costes asociados al proceso manual de facturas de proveedores y reducir el tiempo invertido en dichas operaciones, pasa por integrar todas las facturas de la empresa, en papel o digitales, en una única herramienta de gestión de proyectos.

Con el software homologado por la Agencia Tributaria de Sabbatic, es posible centralizar la recepción de facturas  de proveedores y escanear en lote las que todavía lleguen en formato físico con certificación exclusiva. Gracias a su programa de lectura OCR, el sistema extrae toda la información de las facturas para posteriormente trabajar en aspectos como la organización, las etiquetas analíticas o la conversión de divisas, en caso de ser necesaria, además de proveer de un entorno multiempresa digital y seguro. Además, la sesión en Sabbatic permite una visión completa y en tiempo real de las facturas, además de realizar gestiones como alertas, comprobación de duplicidad o aprobaciones multinivel.

Estos aspectos, que muchas veces operan de forma invisible o menos destacada, son extremadamente eficaces a la hora de reducir costes imprevistos y que suelen pasar desapercibidos, como las pérdidas, los errores, las presentaciones incorrectas o el manejo múltiple de unas mismas facturas. La automatización de procesos resuelve con éxito muchos de estos problemas y, como resultado, minimiza los costes.

Las empresas que ya han dado este paso y han cambiado a la automatización de facturas han mejorado su eficiencia de forma exponencial.

Cumplimiento normativo impecable para automatizar facturas de proveedores 

En España, el resto de Europa y muchos países terceros, la factura es un documento clave para proporcionar evidencia del cumplimiento tributario, y la mayoría de las auditorías tributarias se llevan a cabo años después de las transacciones comerciales específicas.

Por un lado, con la documentación en papel, las facturas de proveedores tienen una probabilidad mucho mayor de extraviarse. Por otro lado, con los informes electrónicos, las empresas envían copias de los documentos en línea, después de su procesamiento; si bien esto es una mejora respecto al papel, sigue pudiendo producir retrasos o errores.

Por el contrario, la facturación electrónica incorpora el envío electrónico en tiempo real (o casi en tiempo real) de documentos originales y todos los datos fiscales necesarios a las autoridades. En especial si, como Sabbatic, se trata de un software homologado por la Agencia Tributaria, estará preparado y adaptado a los requerimientos normativos y las novedades fiscales del momento. Así, las órdenes de compra de las empresas automatizadas con Sabbatic se entregan directamente a sus proveedores, listas para conversión y validación de facturas, mejorando la calidad y reduciendo el riesgo de error.

Con un clic, puedes convertir la orden de compra en una factura, evitando discrepancias manuales; la coincidencia bidireccional de la orden de compra y la factura, y las validaciones de país adicionales opcionales, garantizan que no haya excepciones después de recibir la factura legal. Esto es primordial para la seguridad legal del negocio y la trazabilidad documental.

Ventajas operativas y también  competitivas: nuevos horizontes para el flujo de caja

Asimismo, con el procesamiento automatizado de facturas, tu empresa tendrá una imagen más precisa de su situación desde una perspectiva de gestión del flujo de caja y de contabilidad de gestión. No solo tendrás una mejor idea de su flujo de caja o cash flow total disponible, sino que también de cómo se ve afectado a lo largo del año. En otras palabras, la automatización de facturas facilita la planificación de tu próximo movimiento: hacer crecer tu negocio nunca ha sido tan fácil.

Esto significa que, gracias a automatizar las facturas de proveedores, tendrás un mayor control financiero sobre tu flujo de caja, lo que te permitirá, por ejemplo:

• Invertir en innovación
• Contratar a nuevos trabajadores o capacitar a los actuales
• Ampliar modelos de negocio o explorar nuevos productos o servicios
• Reinvertir en otros departamentos para continuar con la transformación digital del negocio

No es ningún secreto que la implementación de la automatización de facturas de proveedores facilita que las empresas escalen a medida que evolucionan sus necesidades, pero también ayuda a impulsar el crecimiento al proporcionar un estímulo muy necesario. Además, con una mejor gestión del flujo de caja y un control contable y financiero férreo, puedes concentrarte en seguir perfeccionando otros procesos para volverse más eficiente y avanzar en la digitalización de las empresas.