Cuáles son las claves para organizar un viaje de negocios

Un viaje de negocios supone un coste para la empresa pero es, a la vez, una inversión. Este tipo de desplazamientos, fuera del lugar de trabajo, puede ayudar a conseguir nuevos proveedores, entrar en un nuevo mercado, darse a conocer frente a posibles socios o encontrar nuevos clientes.

La clave está en llevar una buena organización para mantener controlados los gastos, y una buena forma de lograrlo es siguiendo estos consejos.

 

Establecer las fechas lo antes posible

Los viajes de empresa tienen que estar planificados de principio a fin, y el primer paso es definir las fechas. Una vez que estas están claras, es posible empezar a organizar las reservas de vuelos, alojamientos, etc.

Aunque la necesidad de hacer un viaje de negocios puede aparecer de forma urgente, lo ideal es planificarlo todo con tiempo, para que tanto la empresa como los trabajadores implicados puedan gestionar los posibles imprevistos.

Definir los objetivos

Un paso esencial para que el viaje de negocios sea exitoso es definir los objetivos específicos que se quieren alcanzar. ¿Se busca un acuerdo con un nuevo proveedor, asistir a una feria comercial, exportar a nuevos mercados?

Conocer el objetivo del viaje es de gran ayuda a la hora de hacer la planificación de los aspectos más técnicos: preparación de la documentación, escoger el lugar de alojamiento, concertar reuniones, etc.

Detallar la agenda

Cuando se trata de organizar un viaje de negocios, es de gran ayuda tener una agenda lo más detallada posible. Dado que el tiempo es limitado, es importante que se pueda aprovechar lo máximo posible y no olvidarse de los periodos de descanso.

La agenda debe incluir las reuniones, eventos y actividades que se han programado, pero siempre teniendo en cuenta que se debe asignar un margen de tiempo suficiente para cada actividad, y que conviene dejar una ventana temporal para posibles imprevistos.

Reserva de transporte y alojamientos

Tanto el medio de transporte como el lugar de alojamiento elegidos tienen un impacto importante en la gestión de los gastos de los viajes de negocios. En ese sentido, es crucial ahorrar, pero eso no implica sacrificar el tiempo de los empleados.

En la medida de lo posible, hay que buscar medios de transporte que faciliten la llegada al destino lo antes posible. En cuanto al alojamiento, este debe estar ubicado en un lugar que evite a los trabajadores tener que hacer grandes desplazamientos para acudir a las citas y actividades que tienen pendientes, ya que esto supone una importante pérdida de tiempo e incrementa el cansancio de los implicados en el viaje de empresa.

Preparación de los materiales

Los trabajadores deben llegar a su destino con toda la documentación y material que pueden necesitar durante su viaje de negocios. Esto incluye informes, tarjetas de presentación, etc.

Si se organiza el viaje con tiempo, resultará más fácil preparar todo el material necesario. Además, es importante que este material esté accesible y a disposición del usuario en un entorno online, para, de este modo, no tener que viajar con peso extra, y contar con la seguridad de que se puede disponer de los documentos desde cualquier lugar.

Mantener una buena comunicación

Un viaje de negocios puede llegar a resultar muy estresante. Para hacerlo lo más llevadero posible, resulta fundamental potenciar la comunicación tanto durante la fase de preparación como durante el viaje en sí mismo.

Una buena comunicación ayuda a resolver dudas y facilita la resolución de cualquier problema que pueda llegar a surgir a lo largo del viaje.

Si los empleados saben que, aunque estén lejos, cuentan con el respaldo de su organización y pueden contactar con la empresa en cualquier momento, se van a sentir mucho más confiados a la hora de desempeñar su trabajo en un entorno desconocido.

Establecer un presupuesto

Llevar un control eficiente de los gastos de viaje es fundamental para evaluar después si este tipo de desplazamientos resultan rentables o no para la empresa.

Es importante fijar un presupuesto acorde al viaje de negocios que se vaya a realizar, y determinar la forma en la que se va a llevar el registro detallado de los gastos, para llevar un adecuado control y no salirse del presupuesto.

A la hora de planificar un viaje de negocios, la clave del éxito radica en una buena organización. Cuanto más detallada sea la planificación, más rentable y eficaz resultará el viaje para la empresa.

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