¿Sabes cómo llevar correctamente la contabilidad de tu empresa?

Hablar de contabilidad en una empresa no es simplemente referirse a números, libros y balances. La contabilidad es, en realidad, el idioma financiero de cada negocio: aquello que nos permite entender cómo está funcionando, hacia dónde va y qué decisiones conviene tomar para que siga creciendo con solidez.

En un entorno empresarial cada vez más competitivo y cambiante, contar con una contabilidad clara y bien estructurada no es un lujo, sino una necesidad. Ya no basta con saber el importe que entra y el que sale; es fundamental interpretar los datos, anticiparse a los problemas y planificar con cabeza. La contabilidad nos permite hacer precisamente eso: traducir el día a día económico del negocio en información útil, fiable y oportuna.

Tanto si eres autónomo, llevas una pyme o diriges una empresa en expansión, la contabilidad se convierte en una aliada estratégica. No solo te ayuda a mantener el control, sino que te da una base sólida sobre la que construir, corregir y mejorar.

En este artículo te damos algunos consejos para llevar correctamente la contabilidad de tu empresa.

 

La importancia de una contabilidad de empresa bien gestionada

Ahorrar dinero. Este es uno de los objetivos principales del proceso contable. Más allá de cumplir rigurosamente con las exigencias fiscales de la Hacienda Pública, una gestión clara, ordenada y exhaustiva es muy positiva.

Gracias a ello, es posible controlar todos los movimientos económicos relacionados con la empresa para que así los empresarios reduzcan gastos innecesarios, incluyan todas las facturas y tickets deducibles y mejoren sus perspectivas económicas ejercicio a ejercicio.

Registros contables esenciales en una empresa

Los registros contables, también conocidos como libros de contabilidad, son los documentos clave para lograr una contabilidad financiera óptima en la empresa.

Los emprendedores pueden trabajar con varios de estos registros contables. El número de archivos digitales o físicos que se manejen dependerá de la actividad de la empresa, su tamaño, el tipo de actividad o la naturaleza de los clientes.

En general, los distintos tipos de contabilidad se basan, en España, en estos registros esenciales:

Registros obligatorios

Aquí se generan dos tipos de documentos: el libro diario y el libro de inventarios y balances. El objetivo de los registros obligatorios es reflejar la actividad cotidiana de la empresa. Para ello, se trabaja del siguiente modo:

• Libro diario: se incluyen todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Por ejemplo, los gastos de viaje, el pago a proveedores o las ventas registradas en la jornada de trabajo.
• Libro de inventarios y balances: incluye un balance inicial del gasto de la empresa y se va actualizando, como mínimo, de manera trimestral, para llegar al cierre y balance al final de año.

Registros no obligatorios

Los registros no obligatorios dependen de la actividad de la empresa y, sobre todo, de lo que la directiva o el empresario se hayan preocupado en determinar sobre cómo llevar la contabilidad de una empresa para su propio beneficio.

• Estado de flujos de efectivo: se centra en reflejar de una manera muy ajustada y en tiempo real la entrada y salida de dinero en efectivo en la empresa.
• Balance general: es una «fotografía» general, y a la vez muy precisa, de los activos y los pasivos de la empresa.
• Estado de resultados: aquí se señalan todos los ingresos del negocio, así como todos los gastos. Permite ver el beneficio bruto obtenido, incluyendo incluso los cobros que no se han ejecutado, pero están ordenados, y los gastos que todavía no se han solventado.

Errores más frecuentes en la contabilidad y cómo prevenirlos

La principal problemática que se da a la hora de trabajar la contabilidad en la empresa es el descontrol en cuanto a gastos. Facturas perdidas, tickets que no se incluyen en las deducciones…

Afortunadamente, hoy en día disponemos de soluciones como la facturación digital. Gracias a estos software especializados, podrás sumar todos los gastos de la empresa y deducir pagos como el de la liquidación del IVA de la manera más ajustada posible.

Además de ello, existen otros errores frecuentes que se pueden solventar solo con una actitud vigilante y con disponer de las herramientas adecuadas:

• Transcribir erróneamente los datos contables: esto puede producir grandes descuadres y elevar la complejidad del trabajo de los contables y de los asesores fiscales. Pasar la contabilidad financiera a una plataforma digital es una forma de reducir el margen de error notablemente.
• No guardar los justificantes originales: la ley exige que las empresas guarden todas las facturas emitidas y recibidas para realizar los pagos de IVA y de IRPF. De nuevo, la digitalización es una solución muy interesante: reduce el espacio de almacenamiento y, además, suma capas de seguridad sobre estos documentos.
• Usar una cuenta bancaria para todo: autónomos y responsables de pymes suelen tener una única cuenta donde registran gastos personales y de empresa. Esta no es una buena idea, pues mezcla datos de una actividad y otra y dificulta recopilar la información necesaria cuando hace falta. Es mejor apostar por dos cuentas corrientes separadas.

Consejos para una buena gestión contable

El primer consejo para mantener una buena gestión contable es prestarle a esta parte del trabajo la atención y los recursos que merece. En ese sentido, lo mejor es adaptarse a la normativa nacional cuanto antes con el uso de un software especializado en contabilidad y gestión de empresas.

Los programas actuales permiten, además, la automatización de muchos procesos. Esta es una buenísima noticia de cara a reducir la carga de trabajo relacionada con la actividad económica de las empresas

Más allá de esto, es importante tener en cuenta las obligaciones legales y comprometerse a cumplirlas para evitar sanciones e inspecciones.

 
Para llevar una buena gestión contable, nada mejor que contra con un software de digitalización y control de gastos como el que te ofrecemos en Sabbatic. Podrás automatizar los procesos contables de tu empresa, con el correspondiente ahorro de tiempo y evitarás cualquier error por la inserción manual de la información.

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