Donostia Kultura

Donostia Kultura es una empresa de carácter público que tiene por objetivo situar la cultura como uno de los principales activos de desarrollo y proyección de San Sebastián. En la actualidad, por el volumen de actividad que gestiona a lo largo de un año, se trata de una de las mayores entidades en este ámbito de toda Europa.

Para poder proporcionar este servicio, Donostia Kultura gestiona 18 centros, desde infraestructuras emblemáticas como el Museo San Telmo y el Teatro Victoria Eugenia, a toda una red centros de proximidad y bibliotecas y cuenta además con un equipo de un total 220 personas trabajando.

Uno de nuestros objetivos era el de ir hacia el paperless, y con Sabbatic la factura en papel la hemos dejado a un lado al pasar a tenerlas escaneadas y homologadas por Hacienda.

David Feijoo, Responsable del área económico financiero.

Reto

  • Optimizar el tiempo de cotejo e introducción los datos de las facturas:  debido al gran volumen de facturas, introducir manualmente los datos en el software de gestión, cotejarlos y contabilizarlos nos quitaba muchísimo tiempo a varias personas de la unidad central de administración 
  • Acabar con el trasiego de documentos originales desde las distintas sedes de la ciudad a la unidad central de gestión: mucho tiempo dedicado y presupuesto destinado al envío de los documentos originales desde cada una de las sedes a la sede central.
  • Acabar con la gestión del archivo de justificantes originales en papel: cada vez mayor espacio y tiempo dedicado al archivo de justificantes en papel, con las dificultades que ello supone para tener acceso rápido y ordenado la información de los mismos.

Solución Sabbatic

  • Proceso de cambio fácil y rápido: ha sido sencilla de implementar, fácil de usar y ha funcionado bien a la primera (no podíamos darle una segunda oportunidad). Los beneficios de implantarlo han sido claros y, además, tal y como necesitábamos, se han conseguido fácilmente porque como en cualquier organización las resistencias al cambio son una dificultad añadida. 
  • Sin necesidad de mapear las facturas de todos los proveedores: conocíamos otras soluciones de digitalización a las que hay que dedicar mucho tiempo para entrenar mapeando todas las facturas de los proveedores habituales. Estas otras soluciones, además, no funcionan cuando llega una factura de un proveedor nuevo, lo cual es muy habitual en nuestro caso.
  • Presupuesto limitado: las soluciones de digitalización que habíamos consultado tienen unos costes por licencia anual y mantenimiento del software muy elevados, y además, en la mayoría de casos, el proyecto de puesta en marcha tenía también un coste adicional muy alto. Sobrecostes que con la solución Sabbatic, debido a su modelo de pricing, no existen.

Beneficios

Ahorro de tiempo: 

  • Gestión más eficiente: evitamos tener que teclear los datos de los justificantes y cotejarlos, así podemos destinar todo ese tiempo a tareas de mayor valor añadido.
  • El proceso de contabilización de esos gastos se ha automatizado.

 

Reduce gastos:

  • Evitamos el tiempo y espacio dedicado a archivar los justificantes originales en papel.
  • Hemos eliminado los gastos de envío de los justificantes originales entre las distintas sedes.

 

Implementación rápida y sencillo de usar: 

  • Hemos conseguido una integración sencilla con el software de gestión que teníamos a través de la API RESTful de Sabbatic.
  • Está resultando muy sencillo de usar.
  • No hemos tenido necesidad de entrenar manualmente al software (cargar y mapear cada nuevo proveedor,…).
  • El servicio de apoyo del equipo de Sabbatic resulta de mucha ayuda ante cualquier imprevisto que pueda surgirnos.

 

0€ de inversión inicial necesaria:

  • Sin inversión en infraestructura.
  • Sin proyectos costosos de implementación.
  • Sin costes de alta.
  • Sin licencias anuales.
  • Sin gastos de actualización ni mantenimiento del software porque se trata de una solución en la nube que está actualizada en tiempo real y se paga solo por uso.