Digitalizando gastos...
La primera vez que accedas a tu aplicación móvil, observarás que la pantalla inicial de gastos está en blanco. De partida, hemos creado una categoría de etiquetas de clasificación analítica de gastos para ti con el nombre “Concepto de gasto” que te permitirá capturar gastos desde el primer momento asignándoles una de las etiquetas preconfiguradas [Alojamiento, Restaurante, Transporte, Kilometraje, Peaje, Aparcamiento, Gasolina, Otros]. La persona con rol de Administrador en tu empresa, puede editar estas categorías de etiquetas para personalizarlas, desde su panel web de gestión.
¡Ahora ya puedes digitalizar tu primer gasto!
Para digitalizar un ticket o factura de proveedor, haz click en el icono «+» de nuevo gasto en el menú principal y accede a la pantalla de digitalización.
A continuación, haz click en el icono para sacar una nueva foto del ticket o factura.
3 consejos simples y efectivos para fotografiar mis justificantes y obtener el mejor resultado
1. Fotos planas y desde arriba
Como si de un escáner de sobremesa se tratara, obtendremos los mejores resultados si en la foto, el justificante guarda las misma proporciones cuadradas originales. Conviene tomar las fotos desde arriba, para que el justificante salga plano:
2. Fotografiar el justificante entero
Si no lo hacemos, corremos peligro de que algún dato importante impreso no aparezca en el encuadre de la foto. Salvo que contenga mucho espacio vacío, es mejor que se vea el justificante entero:
3. Pulsar en el texto del justificante para enfocar
Es habitual que el autoenfoque del dispositivo no acierte a la primera a enfocar correctamente, o que al acercanos o alejarnos del justificante perdamos el enfoque. Para solucionarlo, basta con pulsar la pantalla a la altura de donde haya texto impreso para pedir a la cámara que enfoque buscando la nitidez del texto pulsado:
- Elige la etiqueta de clasificación analítica que le corresponde al gasto [inicialmente y por defecto Sabbatic tiene configuradas dos categoría de etiquetas “Concepto de gasto” y “Forma de pago” que podrás personalizar cuando quieras].
- Añade, si lo deseas, alguna observación.
- Pulsa el botón “Digitalizar”.
- Vuelve a la pantalla inicial de gastos y, en unos segundos, verás aparecer los datos digitalizados de la foto del justificante de gasto que acabas de enviar [Fecha, Proveedor, Total, las Etiquetas y Observaciones añadidas por ti]. En caso de que hayas configurado la aplicación móvil para que se conecte únicamente por WIFI, obtendrás los datos digitalizados en el momento en el que dispongas de conectividad WIFI.
Si quieres digitalizar un kilometraje o una dieta sin justificante, lo podrás hacer si cuentas con cualquiera de los planes de pago de Sabbatic, eligiendo la opción correspondiente en el menú principal de la app y siguiendo las indicaciones. ¡Es muy sencillo!
Y además...
Con el módulo de Visual Data de Sabbatic puedes crear gráficos para visualizar los datos que quieras analizar.
Lo primero que debes saber es que los datos a representar en los gráficos procederán de un filtrado que previamente hayas guardado, tanto en “Mis datos” como en “Gastos de empresa”. Para guardar un filtrado de gastos, accede a la sección “Mis gastos”, y una vez ahí, selecciona los gastos que quieras añadir al filtrado.
Si no sabes cómo se hace un filtrado, consulta el tutorial “Crea tus filtros guardados con sus avisos automáticos”.
En el caso de que lo desees, además de crear filtros con los datos habituales del cabecero de la tabla (fechas, estado, proveedor, usuario, etc…), puedes filtrar por tus etiquetas analíticas. Esto te permitirá representar todos los datos que lleven consigo éstas, ya sea para dar seguimiento a tus proyectos o simplemente para que puedas visualizar el volumen de gastos asociados a una forma de pago específica. Además, también puedes crear filtros de los gastos de tus empresas filiales para posteriormente crear gráficos y dar seguimiento al gasto de éstas.
A continuación, verás un ejemplo de los pasos que debes seguir para crear un gráfico de barras en el que estarán representados todos los gastos que previamente hayas filtrado. En este caso, te mostramos el proceso con los gastos de un ejercicio fiscal entero.
Pasos a seguir:
Una vez tengas la tabla filtrada con los parámetros deseados, puedes representar los datos gráficamente de la siguiente manera:
En el menú que tienes a la izquierda en tu página de Sabbatic selecciona la opción de “Dashboard”.
Una vez seleccionada esta opción, haz clic sobre “+Gráfico”, y automáticamente, en la parte inferior de la pantalla te aparecerá un cuadrado titulado, “Editar nuevo gráfico”.
Ya puedes empezar a editar tu nuevo gráfico:
1. Indica un título que describa el gráfico.
Escribe qué nombre quieres que tenga tu nuevo gráfico.
2. Selecciona el filtro creado previamente.
Debes seleccionar el filtro que previamente has guardado, para poder indicar cuáles son los datos que quieres representar enel nuevo gráfico.
3. Escoge el tipo de gráfico.
Dependiendo del análisis que necesites hacer o de la manera en la que la quieras visualizar los datos, tienes a tu disposición diferentes tipos de gráficos:
- Puntos de dispersión.
- Columnas o barras.
- Histograma.
- Área o Área por pasos.
- Lineal.
- Circulares.
- Europa o Mapamundi.
4. Selecciona el campo que quieres representar.
Dependiendo de cuál sea el campo que quieras representar puedes escoger entre: nº de usuarios, nº de gastos, total en €, IVA, IRPF y base imponible.
5. Selecciona el agrupado en el que quieras representar el valor seleccionado en la casilla de “Campo”.
En el caso de los tipos de gráfico de Columnas, Barras, Área y Área por pasos, puedes seleccionar hasta 2 agrupados diferentes para visualizar y representar mejor los datos.
6. Por último, selecciona el orden en el que quieres visualizar el gráfico frente a los demás y no olvides guardarlo.
¡Enhorabuena! Ya has creado tu nuevo gráfico.
