FAQ

Todas las preguntas frecuentes

En qué consiste y qué gano utilizándolo

Para qué sirve SABBATIC

Es un servicio que reduce al mínimo el tiempo necesario para gestionar los gastos (tickets, facturas, kilometrajes y dietas). Fotografiar tus justificantes de gasto (tickets y facturas) y etiquetarlos es el único esfuerzo que tendrás que hacer para disponer de la información que contienen, digitalizada y ordenada. Podrás digitalizar también con SABBATIC los kilometrajes y dietas de una manera muy sencilla.

Qué ventajas tiene sobre el proceso tradicional de captura manual de datos de un justificante de gasto

Al automatizar una tarea tediosa de tu día a día te permite aprovechar tu tiempo de manera más productiva, evita errores en la gestión de gastos de desplazamiento tanto tuyos como de tus colaboradores y permite acceder a la información de una manera sencilla. Además, gracias a la Certificación Digital otorgada por la Hacienda Tributaria, podrás eliminar los justificantes originales de papel con todas las garantías legales una vez digitalizados con SABBATIC.

A quién puede interesarle el servicio SABBATIC

A los profesionales, tanto autónomos como trabajadores por cuenta ajena, que en su ámbito de trabajo realizan gastos, acumulan comprobantes (tickets y facturas) y necesiten capturar y computar la información de dichos gastos para justificarlos y llevar un control de los mismos.

Además, en las empresas, también resulta de gran utilidad para:

  • Responsable de equipo [área ó departamento]: podrá realizar el control de los gastos de desplazamiento de las personas que están bajo su responsabilidad y podrá utilizar también el Flujo de aprobación de SABBATIC que permite que el Responsable de equipo pueda aprobar cada gasto. [Puedes ver también el punto “Cómo gestionar las aprobaciones de gastos a través del servicio SABBATIC”]

 

¿Cómo funciona el servicio SABBATIC?, ¿De qué partes se compone?

SABBATIC se compone de diferentes funcionalidades repartidas entre la aplicación móvil y el panel web de gestión. La aplicación móvil ha sido diseñada para que captures tus gastos allá donde te encuentres. Tan sólo debes fotografiar el ticket ó la factura o capturar los datos del kilometraje o la dieta a través de nuestra aplicación móvil para que la información de la misma se digitalice automáticamente. Podrás consultar la información más relevante de tus últimos gastos desde el propio dispositivo móvil. Además, SABBATIC cuenta con un panel web de gestión que ha sido diseñado para que puedas consultar, comprobar en detalle y exportar todos los datos de todos tus gastos [y los de tus colaboradores también, si cuentas con el Plan SABBATIC Empresa] de manera organizada, clasificada y filtrada por los criterios que tú elijas.

Cómo obtener la aplicación

¿Cómo puedo empezar a usar SABBATIC?

Los pasos para empezar a usar SABBATIC son los siguientes:

  1. Descárgate la aplicación móvil [la versión Android desde Google Play ó la versión iOS desde App Store]  e instálala en tu dispositivo móvil.

  2. Abre la aplicación móvil y regístrate como nuevo usuario con tu dirección de email y una contraseña. Por defecto, y salvo que previamente te hayas registrado y hayas elegido un Plan SABBATIC [Plan SABBATIC Free, Plan SABBATIC Autónomo y Plan SABBATIC Empresa] en nuestra plataforma web, dispondrás de partida de las funcionalidades del Plan SABBATIC Free.

  3. Para que el registro sea efectivo y seguro, te enviaremos a la dirección de email proporcionado por ti para el registro, un email de confirmación desde nuestra cuenta info@sabbatic.es. Será imprescindible que hagas click en la confirmación que contiene dicho email. Una vez realizado este trámite, ¡ ya estás registrado en SABBATIC !

OJO: si no encuentras nuestro mensaje de confirmación en tu bandeja de entrada de emails, asegúrate de que no haya sido enviado a tu bandeja de Spam. Si definitivamente no te ha llegado o no puedes encontrarlo, contáctanos y te ayudaremos [a través de nuestro email soporte@sabbatic.es , usando nuestro formulario de contacto ó al teléfono 943 049 039].

  1. Ya puedes empezar a probar el servicio SABBATIC capturando tus gastos a través de la aplicación móvil SABBATIC.

  2. Accede a la página web de SABBATIC [www.sabbatic.es] y entra a través de la opción del menú “Login” en tu panel web de gestión usando la misma dirección de email y contraseña utilizadas para registrarte en la aplicación móvil.

  3. Ya puedes empezar a  aprovechar las diferentes funcionalidades que ofrecemos a través de nuestro panel web de gestión. Puedes consultar si quieres la pregunta “¿Cómo funciona el servicio SABBATIC?, ¿De qué partes se compone?

  4. Una vez conectado a tu panel web de gestión, podrás también cambiar tus datos de registro de la plataforma web y de la aplicación móvil. Para ello haz click en tu email [lo mostramos en la esquina superior derecha de la página web] y te llevará a la página de "Gestión de tu perfil" en la que podrás cambiar los datos de registro que necesites.

Estando conectado en tu panel web de gestión podrás elegir también, entrando en la opción del menú PRICING, el Plan SABBATIC que mejor se ajuste a tus necesidades [Plan SABBATIC Free, Plan SABBATIC Autónomo y Plan SABBATIC Empresa]. Puedes consultar las funcionalidades de cada uno de los Planes SABBATIC y sus respectivos costes en la sección PRICING de la web SABBATIC.

Cuánto dinero cuesta utilizar la aplicación SABBATIC

Puedes consultar los detalles de las funcionalidades y los precios de cada modalidad de Plan SABBATIC [Plan SABBATIC Free, Plan SABBATIC Autónomo y Plan SABBATIC Empresa] en la página principal de la web SABBATIC entrando en la opción PRICING del menú principal.

Digitalizar gastos

Ya tengo la aplicación SABBATIC en mi dispositivo móvil, ¿cómo empiezo a digitalizar mis gastos?
  1. La primera vez que accedas a tu aplicación móvil observarás que la pantalla inicial de gastos está en blanco. De partida, hemos creado una categoría de etiquetas para ti con el nombre “Tipo de gasto” que te permitirá capturar gastos desde el primer momento asignándoles una de las etiquetas preconfiguradas [Alojamiento, Restaurante, Transporte, Kilometraje, Peaje, Aparcamiento, Gasolina, Otros]. Además, si estás utilizando los planes SABBATIC Autónomo ó SABBATIC Empresa, podrás gestionar [crear, modificar o eliminar] desde tu panel web de gestión las categorías de etiquetas en función de tus necesidades. Puedes consultar cómo crear nuevas categorías de etiquetas en la pregunta “¿Cómo incorporo nuevas categorías de etiquetas en SABBATIC?

  2. ¡Ya puedes digitalizar tu primer gasto!

Para digitalizar un comprobante de gasto, haz click en el icono "+ nuevo gasto" en el menú principal y accede a la pantalla de digitalización:

  • Haz click en el icono para sacar una nueva foto de comprobante de gasto (ticket o factura).
  • Comprueba que la etiqueta asignada es la correcta [inicialmente y por defecto será una de las etiquetas de la categoría “Tipo de gasto” que hemos creado para ti].
  • Añade [si lo deseas] alguna observación.
  • Pulsa el botón “Digitalizar”.
  • Vuelve a la pantalla inicial de gastos y, en unos segundos, verás aparecer los datos digitalizados de la foto del comprobante de gasto que acabas de enviar [Fecha, Proveedor, Total y las Etiquetas y Observaciones añadidas por ti]. En caso de que hayas configurado la aplicación móvil para que se conecte únicamente por WIFI, obtendrás los datos digitalizados en el momento en el que dispongas de conectividad WIFI [puedes consultar también la pregunta “No quiero sustos con mi tarifa de datos. ¿Cómo puedo limitar el uso de SABBATIC en mi dispositivo únicamente a cuando disponga de conectividad WIFI?”].

Para digitalizar un killometraje o una dieta, elige la opción correspondiente del menú principal y sigue las indicaciones. ¡Es muy sencillo!

 

¿Se pueden digitalizar con SABBATIC los gastos correspondientes a un viaje en coche? ¿Cómo digitalizo los gastos de Kilometraje realizados por un coche? ¿Cómo digitalizo los gastos en gasolina o los gastos del peaje?

Capturar un gasto correspondiente al kilometraje realizado por un coche es muy sencillo con SABBATIC. Al igual que el resto de capturas de gastos lo puedes hacer desde el móvil.

Ojo, antes de capturar por primera vez un gasto de kilometraje, será imprescindible que la persona que tiene el rol de Administrador de SABBATIC configure el coste por kilómetro que quieras que se aplique en el cálculo de tus gastos por kilometraje. Si vas a utilizar esta funcionalidad debes proporcionar esta información al Administrador de SABBATIC. Recuerda también que si cambia este coste por kilómetro en algún momento, debes acordarte de comunicarlo para que los gastos por kilometraje se calculen correctamente. Si tienes el rol de Administrador de SABBATIC puedes consultar la pregunta “Cómo configurar el coste por kilómetro en mi empresa”.

Para capturar un gasto por kilometraje, pulsa el icono para añadir un nuevo kilometraje en la página principal de la aplicación móvil. En esa pantalla debes indicar la fecha en la que se originó el gasto, la distancia recorrida en kilómetros [las fracciones de kilómetro las debes indicar después de un punto y no una coma], la etiqueta que quieres asignarle al gasto [en el caso del Plan SABBATIC Free será la categoría de etiquetas predefinida por SABBATIC], y las observaciones que necesites para identificar mejor el gasto de kilometraje. Una vez realizado lo anterior, sólo te falta darle al botón “Digitalizar” para que el gasto de kilometraje se digitalice. Verás que este gasto se añade automáticamente a la lista de gastos digitalizados que puedes consultar en la página principal de la aplicación móvil.

Los gastos por Kilometraje que digitalices los encontrarás también junto al resto de gastos digitalizados en tu panel web de gestión de SABBATIC y los podrás filtrar y descargar igual que cualquier otro gasto digitalizado con SABBATIC.


Para los gastos correspondientes a la gasolina o los peajes de un viaje, debes fotografiar cada uno de los tickets de gasto y el digitalizado se realizará de manera automática al igual que sucede con los otros tickets de gasto. Puedes utilizar el campo de observaciones para detallar la información correspondiente a cada gasto y además puedes asignar a cada gasto las etiquetas que mejor se ajusten a las características del gasto [en el caso del Plan SABBATIC Free será la categoría de etiquetas predefinida por SABBATIC].

Cómo configurar el coste por kilómetro en mi empresa

Antes de capturar por primera vez un gasto de kilometraje, será imprescindible que la persona que tiene el rol de Administrador en SABBATIC configure el coste por kilómetro que se debe aplicar en el cálculo de los gastos por kilometraje. Para ello, el Administrador deberá conectarse con su usuario y contraseña en su panel web de gestión e ir al menú “Mi empresa” que encontrará en la parte superior derecha. Dentro ya de la opción “Mi empresa” podrá acceder al menú “Datos de mi empresa” y editar el coste por kilómetro. El coste por kilómetro será el mismo para todos los usuarios de SABBATIC de tu empresa pero si tienes interés en que algún usuario de tu empresa tenga un coste por kilómetro diferente, ponte en contacto con tu gestor SABBATIC para que podamos resolverte esta necesidad.

Cómo capturar un ticket manualmente

Para los casos en los que un ticket no pueda ser digitalizado automáticamente porque está ya muy dañado [muy doblado o con la tinta muy deteriorada] o por su propio diseño [ticket muy largo ó con información en el reverso], existe la posibilidad de capturar su información de manera manual.

Accede a la pantalla de captura de nuevo justificante de tu aplicación móvil [icono para nueva digitalización]:

  1. Haz click en el icono cámara para sacar una foto del ticket.

  2. Activa la opción “Ticket manual” [está desactivado por defecto].

  3. Rellena manualmente los campos del ticket: Fecha, N.I.F., Razón Social, Base imponible, IVA%, Total. Únicamente la Fecha del ticket y el Total son obligatorios.

  4. Asigna una etiqueta si lo necesitas [inicialmente y por defecto encontrarás la categoría de etiquetas que hemos creado para ti con el nombre “Tipo de gasto”].

  5. Añade [si lo deseas] alguna Observación.

  6. Pulsa el botón “Digitalizar”.

  7. Vuelve a la pantalla inicial de gastos en tu móvil y, en unos segundos, verás aparecer los datos digitalizados capturados por ti junto a la foto del ticket que acabas de enviar. En caso de que hayas configurado la aplicación móvil para que se conecte únicamente por WIFI, obtendrás los datos digitalizados en el momento en el que dispongas de conectividad WIFI [puedes consultar también la pregunta “No quiero sustos con mi tarifa de datos. ¿Cómo puedo limitar el uso de SABBATIC en mi dispositivo únicamente a cuando disponga de conectividad WIFI?”].

Aunque los diferentes tipos de digitalización [los digitalizados automáticamente por SABBATIC, los kilometrajes, las dietas, así como los tickets capturados manualmente por un usuario] se muestran conjuntamente en los listados de tickets, cada tipo de digitalización puede distinguirse claramente de tal manera que puede conocerse en cada momento qué información ha sido capturado manualmente [símbolo de kilometraje, de captura manual, etc.] y qué información es resultado de la digitalización automática de SABBATIC.

¿Cómo puedo digitalizar un ticket de gasto escrito a mano?

El servicio SABBATIC no digitaliza automáticamente tickets de gasto que sean manuscritos. Para poder capturar esta información existe la posibilidad de que lo introduzcas manualmente [ver punto “Cómo capturar un ticket manualmente”].

¿Puedo editar un ticket o factura ya digitalizado?

El servicio SABBATIC, para proteger la integridad de la digitalización de la información relevante de un justificante de gasto (ticket o factura), no permite que ninguno de los campos que digitaliza automáticamente pueda ser editado por ningún usuario. Los campos protegidos de esta manera son: Fecha, N.I.F., Razón Social, Base imponible, IVA% y Total. Puedes ver el punto  “Alguno de los datos digitalizados por SABBATIC está mal, ¿cómo puedo reportar una digitalización errónea?

La información que es añadida por un usuario [las Etiquetas elegidas para clasificar el gasto, el País-divisa ó las Observaciones añadidas], podrá ser editada dependiendo del rol del usuario y del estado del ticket [puedes consultar también el punto “Todos los tipos de usuarios son iguales?, ¿Qué roles y permisos existen?” y el punto “¿Qué significan los diferentes símbolos que acompañan a un gasto?”]:

  • Como Usuario puedes editar los campos añadidos de un ticket o factura [las Etiquetas elegidas para clasificar el gasto, el País-divisa ó las Observaciones] siempre y cuando el ticket tenga el estado DIGITALIZADO.  Podrás editarlo accediendo a la sección ‘MIS GASTOS’ en tu panel web de gestión. Deberás localizar el ticket o factuta en la lista y editarlo pulsando en el icono con forma de ojo.

  • Como Responsable de equipo podrás editar estos campos del gasto siempre y cuando el estado del gasto sea DIGITALIZADO ó APROBADO [no podrás editar un gasto cuando el Administrador cambie su estado a CONFIRMADO]. Si se trata de un gasto propio, deberás seguir las indicaciones referidas a “Usuario” del punto anterior y si se trata de un gasto de una persona bajo tu responsabilidad deberás acceder en tu panel web de gestión a la sección “Administrar” y elegir la opción “Gastos de mi empresa”. Deberás localizar el ticket o factura en la lista y editarlo pulsando en el icono con forma de ojo.

  • Si tienes el rol de Administrador podrás editar estos campos del gasto en todo momento sea cual sea el estado del mismo salvo que esté PENDIENTE de digitalizar o que SABBATIC haya hecho el cierre contable del mismo siguiendo las normas de la Ley de Factura Electrónica (en el plazo de un mes de la digitalización del gasto). Si se trata de un gasto propio, deberás seguir las indicaciones referidas a “Usuario” y si se trata de un gasto de otra persona de la empresa deberás acceder en tu Panel web de gestión a la sección “Administrar” y elegir la opción “Gastos de mi empresa”. Deberás localizar el ticket o factura en la lista y editarlo pulsando en el icono con forma de ojo.

No quiero sustos con mi tarifa de datos. ¿Cómo puedo limitar el uso de SABBATIC en mi dispositivo únicamente a cuando disponga de conectividad Wifi?

Cuando estés dentro de nuestra aplicación móvil y desde la sección de “Configuración” [a la que se accede pulsando el botón de Menú de tu dispositivo], puedes controlar la configuración de la conectividad de la aplicación móvil.

¿Qué diferentes estados puede tener un gasto?, ¿Qué significan los diferentes símbolos que acompañan a un gasto?

Los diferentes símbolos que acompañan a un gasto indican cuál es el estado del mismo en ese momento. Estos símbolos pueden verse en la pantalla de inicio de la aplicación móvil [donde aparece la lista de los gastos digitalizados] acompañando a la descripción de cada gasto y también en la pantalla de detalle de cada gasto. Igualmente, cuando accedas a tu Panel web de gestión podrás ver el estado de cada gasto tanto en el listado general de los gastos como cuando entres en la pantalla de detalle de cada uno de ellos.

Los diferentes estados que puede tener un gasto (para cualquiera que sea el Plan SABBATIC que tengas contratado) son los siguientes:

  • PENDIENTE [símbolo de información en naranja]: identifica aquellos gastos en los que no ha sido posible digitalizar de forma completa los datos de todos los campos y pasan automáticamente a un segundo procesado. Una vez completado este segundo procesado, si finalmente se ha podido completar la digitalización de todos los campos, el estado del gasto cambiará a DIGITALIZADO [símbolo de información en verde] y si por el contrario no se ha podido completar la digitalización de todos los campos, cambiará al estado RECHAZADO [símbolo de información en rojo].

Cuando un usuario da el aviso de digitalización errónea de un gasto [pulsando el botón de “Informar error”], el gasto en cuestión pasa a tener también el estado PENDIENTE y sigue el procedimiento de cualquier otro ticket en ese estado. Podrás dar el aviso de digitalización errónea de SABBATIC cuando la lectura automática de SABBATIC haya fallado dando como resultado un valor incorrecto para uno o varios campos de información de un gasto. El fallo será siempre relacionado con alguno de los campos que SABBATIC lee automaticamente [Fecha, N.I.F., Razón Social, Base imponible, IVA% y Total] y no sobre los campos que un usuario añada [país-divisa, etiquetas de clasificación del gasto ó las observaciones añadidas por el propio usuario]. En caso de que cometas cualquier equivocación con la información añadida por ti, podrás editarlo y cambiarlo accediendo a la sección ‘MIS TICKETS’ de tu plataforma web de gestión. Allí debes localizar el gasto en la lista y editarlo pulsando en el icono con forma de ojo. Puedes ver el punto  “Alguno de los datos digitalizados por SABBATIC está mal, ¿cómo puedo informar de una digitalización errónea?

Si el problema es que el ticket contiene información manuscrita, deberás utilizar la opción de captura manual en la que introduces los datos del ticket manualmente. Esta opción la encuentras en la pantalla de captura de gasto de tu móvil. Después de sacar la fotografía del ticket [te permitirá asociar el comprobante del gasto a la información que tú introduzcas manualmente] deberás elegir la opción “Ticket manual” y con ello podrás introducir manualmente los datos relevantes del ticket; Fecha, N.I.F., Razón Social, Base imponible, IVA% y Total. Únicamente serán obligatorios la Fecha del ticket y el Total. Puedes ver también el punto “Cómo capturar un ticket manualmente”.

Si el problema se encuentra en que la fotografía no es óptima, es conveniente borrar el ticket procesado desde la aplicación móvil y comenzar una nueva captura fotografiando de nuevo el ticket. Puedes borrar un ticket ya procesado desde el dispositivo móvil entrando en la pantalla de detalle del ticket que quieres borrar y pulsando el botón ”Eliminar” que encontrarás en la parte inferior de la pantalla. Si por cualquier problema del formato del ticket o del fotografiado no pudieras digitalizar el ticket, podrás utilizar la opción de captura manual que explicamos en el párrafo anterior.

Si tienes contratado el Plan SABBATIC Empresa, podrás utilizar la funcionalidad de Flujo de aprobación de gastos [con hasta dos niveles de visto bueno] y por lo tanto, además de los estados anteriores, también podrás encontrarte con los siguientes estados:

  • APROBADO [símbolo de candado abierto en verde]: identifica los gastos a los que el Responsable de equipo [responsable de un proyecto, centro de coste, departamento, etc.] ha dado su visto bueno. Una vez que un gasto ha sido digitalizado correctamente por SABBATIC y su estado es por lo tanto DIGITALIZADO, la persona que tenga el rol de Responsable de equipo podrá visualizar todos los tickets DIGITALIZADOS correspondientes a los miembros de su equipo [proyecto, centro de coste, departamento, etc.]  y podrá aprobar cada uno de ellos.

Cuando un Responsable de equipo aprueba un gasto, ese gasto ya no puede ser editado por el usuario que lo digitalizó. Puedes ver también el punto “¿Puedo editar un gasto ya digitalizado?”.

Las empresas que tengan contratado el Plan SABBATIC Empresa podrán adaptar esta funcionalidad de aprobación de gastos a las necesidades específicas de su empresa; pueden utilizar sólo este nivel de aprobación de un gasto por parte del Responsable de equipo y/o pueden utilizar el visto bueno del gasto de un nivel superior a través de la persona que tiene el rol de Administrador de SABBATIC en la empresa [ver próximo punto].  

  • CONFIRMADO [símbolo de candado cerrado en verde]:  identifica los gastos a los que el rol de  Administrador ha dado su visto bueno. Una vez que un gasto ha sido digitalizado correctamente por SABBATIC y su estado es por lo tanto DIGITALIZADO, la persona que tenga el rol de Responsable de equipo podrá aprobar y la persona que tenga el rol de Administrador podrá confirmar.

Cuando un Administrador confirma un gasto, ese gasto, ya no puede ser editado ni por el usuario que la capturó ni por el Responsable de equipo del que depende dicho gasto. Puedes ver también el punto “¿Puedo editar un gasto ya digitalizado?”.

  • RECHAZADO [símbolo x en rojo]: para las empresas que están utilizando la funcionalidad de Flujo de aprobación de gastos, identifica aquellos tickets en los que bien el Responsable de equipo o bien el Administrador no ha dado su visto bueno [además de los casos de los gastos en los que no ha sido posible digitalizar la información que contienen. Ver descripción del estado RECHAZADO arriba]. Si pulsas encima del icono de RECHAZADO obtendrás un mensaje que te indicará el autor del rechazo [SABBATIC, Responsable de equipo ó Administrador] y su motivo.

Cada empresa puede elegir si quiere utilizar los dos niveles de visto bueno de los gastos [la aprobación del del Responsable de equipo y la confirmación del Administrador] ó sólo uno de los dos en función de sus necesidades de flujo de aprobación de gastos.

Quiero organizar mejor mis gastos digitalizados ¿Cómo puedo aprovechar la clasificación por medio de las Etiquetas?

La opción de utilizar Etiquetas está pensada en SABBATIC para que nuestra aplicación pueda ajustarse a la clasificación de gastos que necesites. Podrás crear la clasificación de tus gastos en dos niveles: Categorías (Tipos de gasto, Centros de coste, Departamentos, Clientes, etc.) y dentro de cada Categoría las Etiquetas de clasificación que necesites (por ejemplo, las Etiquetas de la Categoría "Tipos de gasto" podrían ser; "Alojamiento", "Restaurante", "Transporte", "Kilometraje", "Peaje", "Aparcamiento", "Gasolina", "Otros").

Si estás utilizando un Plan SABBATIC Autónomo ó un Plan SABBATIC Empresa, podrás gestionar [crear, modificar o eliminar] las Categorías de clasificación y sus Etiquetas en función de tus necesidades. Estas Categorías y sus Etiquetas que tú defines, se mostrarán en la aplicación móvil para que puedas elegir entre ellas la que se corresponda con el gasto que estás digitalizando en cada momento.

Para crear una nueva Categoría de Etiquetas [en los planes SABBATIC Autónomo ó SABBATIC Empresa] lo debe hacer la persona que tiene el rol de Administrador accediendo a la sección “Gestionar etiquetas” de su Panel web de gestión [ver la pregunta “¿Todos los tipos de usuario son iguales?¿Qué roles y permisos existen?”]. Debes hacer click en el botón "Añadir nueva categoría de etiquetas" y seguir las indicaciones del configurador.

Ten en cuenta que existen tres tipos de categorías de etiquetas:

  1. EMPRESA: el administrador es quien crea este tipo de Categorías y también las Etiquetas incluidas en cada una. En este caso, todas las Etiquetas serán comunes para todos los usuarios.

Ejemplo:  el Administrador puede crear la Categoría de Etiquetas con el nombre “Tipo de gasto” y dentro de ella crear las Etiquetas "Alojamiento", "Restaurante", "Transporte", "Kilometraje", "Peaje", "Aparcamiento", "Gasolina" y "Otros". Todos los usuarios de SABBATIC  verán esta Categoría de clasificación y todas sus Etiquetas a la hora ddeigitalizar un gasto. 

  1. EQUIPO: es el Administrador el que crea este tipo de categoría de Etiquetas y también las Etiquetas que se incluyen dentro de la categoría. Pero, en este caso, el Administrador podrá asignar a cada Etiqueta los usuarios que quiera. De esta forma, cada usuario, a la hora de digitalizar un gasto, sólo verá las Etiquetas a las que sí puede imputar un gasto. Este tipo de categoría de Etiquetas sólo está disponible si has contratado el Plan SABBATIC Empresa.

Ejemplo: el Administrador puede crear la categoría de Etiquetas con el nombre “Cliente” para todos los usuarios de la empresa y después crea los nombres de las Etiquetas correspondientes a esa categoría [Ciente 1, Cliente 2 y Cliente 3]. El Administrador podrá asignar entonces a cada Etiqueta [Ciente 1, Cliente 2 y Cliente 3] las personas de su empresa que pueden imputar gastos. De esta forma, cuando un usuario necesite digitalizar un gasto podrá imputarlo a la categoría de Etiqueta “Cliente” eligiendo sólo entre las Etiquetas [Ciente 1, Cliente 2 y Cliente 3] para las que está autorizado a imputar gastos.

  1. PERSONALES: el Administrador crea este tipo de categoría de Etiquetas y una vez creada, cada usuario puede crear las Etiquetas que necesite dentro de esa categoría de Etiquietas. En este caso, las Etiquetas creadas por un usuario, sólo podrán ser usadas para imputar tickets por ese mismo usuario. Cada vez que se digitaliza un gasto, existirá la posibilidad de usar una Etiqueta PERSONAL ya creada por el usuario anteriormente o crear una nueva en ese momento.

Ejemplo:  el Administrador puede crear la categoría de Etiquetas con el nombre “Evento” para todos los usuarios de la empresa y después, cada usuario podrá crear sus propias Etiquetas dentro de esta categoría: “Viaje a Burgos”, “Evento de presentación”, “Vista a Jorge Sánchez”, etc. Estas Etiquetas que crea cada usuario permiten por ejemplo agrupar un conjunto de gastos que están relacionados con un mismo evento.

El Administrador de SABBATIC en la empresa podrá crear tantas Categorías de Etiquetas como necesite de cada tipo y dentro de cada Categoría tantas Etiquetas como sea necesario. Es recomendable diseñar una clasificación sencilla para que la digitalización a través de la aplicación móvil sea lo más usable posible.

Si estás utilizando el Plan SABBATIC Free, todos tus tickets de gasto se podrán imputar sobre la Categoría de Etiquetas que lleva el nombre "Tipo de gasto" que viene preconfigurado por SABBATIC. No existe en el Plan SABBATIC Free la opción de gestionar [crear, modificar o eliminar] las Categorías de Etiquetas. Si estás interesado en poder usar esta funcionalidad debes contratar un Plan SABBATIC Autónomo ó un Plan SABBATIC Empresa.

¿Cómo creo nuevas categorías de Etiquetas en SABBATIC?

Para crear una nueva categoría de Etiquetas ha de hacerlo la persona que cuenta con el rol de Administrador accediendo desde la sección “ADMINISTRACIÓN” de su panel web de gestión a la opción del menú “Gestionar etiquetas”.

Esta funcionalidad está disponible cuando contratas los planes SABBATIC Autónomo ó SABBATIC Empresa.

Puedes ver también el punto “Quiero organizar mejor mis gastos, ¿Cómo puedo aprovechar la clasificación por medio de Etiquetas?”.

¿De cuántas categorías de Etiquetas puedo disponer para organizar mis gastos?

El Administrador de SABBATIC en la empresa podrá crear tantas categorías de Etiquetas como necesite de cada tipo y dentro de cada categoría tantas Etiquetas como sea necesario. Es recomendable diseñar una clasificación sencilla para que la digitalización a través de la aplicación móvil sea lo más usable posible.

Esta funcionalidad está disponible cuando contratas los planes SABBATIC Autónomo ó SABBATIC Empresa.

Puedes ver también los puntos “¿Cómo creo nuevas categorías de etiquetas en SABBATIC?” y  “Quiero organizar mejor mis gastos, ¿Cómo puedo aprovechar la clasificación a través de Etiquetas?”.

De cara a organizar mi información, ¿Es mejor crear muchas categorías de Etiquetas a los que asignar mis gastos o descargar la información en formato hoja de cálculo y filtrarla y organizarla después?

Depende de cómo quieras organizar tu trabajo ya que si configuras pocas categorías de Etiquetas te resultará más sencillo el proceso de captura de los gastos [en el caso extremo en el que no uses ni una sola Categoría de Etiquetas, para capturar tus gastos, únicamente tendrás que fotografiarlos sin necesidad de asignarlos a ninguna Categoría de Etiquetas] y podrás analizar y organizar la información a posteriori a través de los filtrados de tu panel web de gestión o a través de la descarga de la misma en formato hoja de cálculo.

Por contra, si creas muchas categorías de Etiquetas, podrás organizar los gastos desde el momento en el que los digitalizas sin necesidad de tener que usar la descarga en formato hoja de cálculo a posteriori para ello. Recuerda que puedes capturar múltiples gastos en serie siempre y cuando los asignes las mismas Etiquetas de clasificación [puedes ver también el punto “¿Puedo digitalizar más de un gasto a la vez?”].

Para poder aprovechar la funcionalidad de gestionar [crear, modificar o eliminar] las Categorías de Etiquetas en función de tus necesidades, debes contratar el Plan SABBATIC Autónomo ó el Plan SABBATIC Empresa.  Puedes ver también el punto “¿Cómo creo nuevas categorías de etiquetas en SABBATIC?”.

¿Cómo puedo aprovechar el campo Observaciones que acompaña al gasto?

Te sugerimos añadir ahí cualquier comentario sobre el gasto o su motivo de manera que te permita posteriormente encontrarlo fácilmente o pueda facilitar a una tercera persona la revisión del mismo en el caso de que compartas la información de tus gastos con ella.

¿Cuántos gastos puedo llegar a digitalizar?¿Hay algún tipo de límite?

Si tienes contratado un Plan SABBATIC Autónomo ó un Plan SABBATIC Empresa, podrás digitalizar tantos gastos como necesites. No tendrás ningún límite en el total de gastos que puedes digitalizar.

Si tienes contratado un Plan SABBATIC Free, tendrás un límite de diez digitalizaciones de gasto al mes.

¿Puedo digitalizar más de un ticket a la vez?

Desde luego que sí. Esta funcionalidad es especialmente útil para las personas que acumulan los tickets en su cartera y los quieren digitalizar todos a la vez. Para ello, en la pantalla de digitalización de tickets de la aplicación móvil sólo tienes que pulsar el botón cámara tanta veces como tickets quieras digitalizar [hasta un máximo de 10 fotos de tickets consecutivos] y luego pulsar el botón “Digitalizar”. No olvides que todos los tickets digitalizados a la vez compartirán las mismas Etiquetas y las mismas Observaciones que definas antes de pulsar el botón “Digitalizar”.

¿Cuál es el máximo de tickets que puedo digitalizar a la vez?

Actualmente, pueden digitalizarse un máximo de 10 tickets de una sola vez [10 fotos de tickets de gasto que se procesan consecutivamente compartiendo las mismas Etiquetas y Observaciones].

¿Puedo digitalizar gastos de diferentes países y divisas?¿Dónde funciona mejor SABBATIC?

Para poder digitalizar gastos de otros países, cuando cambies de país, deberás indicarlo, eligiendo en la pantalla de captura de nuevo gasto de la aplicación móvil, el nuevo país-divisa en el que te encuentres. Por defecto, siempre aparecerá el país-divisa correspondiente al último gasto digitalizado. A la hora de elegir un nuevo país-divisa te mostramos primero los cuatro países-divisas más habituales entre nuestros usuarios [España - €, Estados Unidos - $, Reino Unido -  £, Japón - ¥, China - ¥] y posteriormente encontrarás la lista completa de países-divisas. A cada país le corresponde una divisa que se expresa a través de un código de tres letras siguiendo el estándar internacional ISO 4217.

El país - divisa de un gasto es un dato que tú mismo introduces y por lo tanto será un dato que podrás modificar una vez de que el gasto haya sido digitalizado [puedes ver también el punto "Puedo editar un gasto ya digitalizado"

SABBATIC se maneja mejor con gastos generados en España [en otros países, el idioma, la moneda y los impuestos pueden ser diferentes] y necesita un plazo mayor para procesar los gastos de otros países. En los casos en los que digitalices un gasto extranjero, obtendrás la Razón Social o nombre del proveedor, la fecha del gasto y el importe total.

Esta funcionalidad está disponible si tienes contratado el Plan SABBATIC Empresa. Si estás especialmente interesado en esta funcionalidad, cuéntanoslo por favor [a través de nuestro email soporte@sabbatic.es , usando nuestro formulario de contacto ó al teléfono 943 049 039].

¿Cuánto tiempo necesita SABBATIC para digitalizar uno de mis tickets?

El digitalizado de un ticket o factura de gasto depende en gran medida de la velocidad de conexión a Internet de tu dispositivo móvil y de la resolución en la que envías la foto del justificante. En promedio, el digitalizado de un ticket o factura de gasto tiene una duración aproximada de unos diez segundos [ver también el punto “¿Qué es una foto de ticket óptima?¿En qué condiciones debe estar tomada la foto?”].

¿Qué es una foto de ticket óptima?¿En qué condiciones debe estar tomada la foto?

Para asegurar la calidad de la fotografía y facilitar a SABBATIC la digitaliación de su contenido debemos tener en cuenta varios factores. La foto ideal se corresponde con las siguientes características:

  • Luz: la foto está adecuadamente iluminada, de manera que todos los caracteres impresos se leen limpiamente sin zonas oscuras o brillos excesivos.

  • Resolución [y tamaño de la foto]: en los dispositivos móviles actuales la calidad de la cámara asegura que, con una configuración normal, la foto esté tomada con un tamaño adecuado. Intenta enviar a SABBATIC fotos mayores a 1.000 píxeles en su lado más largo pero que no sean mayores a 2.500 píxeles en su lado más largo, pues iría en perjuicio de la velocidad [por la conectividad de tu dispositivo].

  • Orientación: SABBATIC se maneja bien con fotos tomadas tanto en orientación vertical como horizontal. Intenta, eso sí, que el borde largo del ticket esté alineado en paralelo a uno de los bordes largos de la ventana de la cámara.

  • Encuadre: El ticket debe ocupar la mayor parte de la foto a tomar, sin que ello suponga que deba llenar completamente la foto. En cuanto al fondo, SABBATIC se maneja mejor [pero no es imprescindible] con fondos neutros que no contengan objetos.

  • El estado del papel del ticket original: dentro de lo razonable, SABBATIC se maneja mejor con tickets que se muestren planos [no excesivamente doblados], sin borrones o escritura añadida y en los que no se note en exceso el paso del tiempo.

¿Puedo acceder a mi cuenta de SABBATIC en más de un dispositivo móvil?¿Y en la aplicación web?

Tanto para el caso de la aplicación móvil como para el panel web de gestión, sólo necesitas tu usuario y contraseña para poder utilizar SABBATIC en cualquier dispositivo donde la aplicación móvil esté instalada o dispongas de acceso a Internet a través de un navegador.

Incorporar a más personas

¿Cómo puedo compartir la información de mis gastos con otras personas?

Sea cual sea el plan SABBATIC que tengas contratado, la manera más rápida puede ser exportar tus tickets a través de una de las hojas de cálculo de SABBATIC y hacérselo llegar por e-mail.

Si tienes contratado el Plan SABBATIC Empresa, y quieres que alguien tenga un acceso permanente a la información de tus tickets, debes solicitar a la persona con perfil Administrador el alta como usuario de SABBATIC de esa persona y que el Responsable de equipo lo asigne a las Categorías de Etiquetas que comparten los otros miembros del equipo. Puedes ver también el punto “Quiero organizar mejor mis gastos digitalizados, ¿Cómo puedo aprovechar la clasificación a través de las Etiquetas?

¿Cómo incorporo nuevos usuarios a SABBATIC?

Esta funcionalidad está disponible si tienes contratado el Plan SABBATIC Empresa.

Para dar de alta un nuevo usuario ha de hacerlo la persona que cuenta con el rol de Administrador accediendo a la sección “ADMINISTRACIÓN” en el Panel web de gestión y eligiendo la opción del menú “Usuarios de mi empresa”.

¿Todos los tipos de usuario son iguales?¿Qué roles y permisos existen?

Esta funcionalidad está disponible si tienes contratado el Plan SABBATIC Empresa.

Rol de Usuario y de Responsable de equipo:

La aplicación SABBATIC puede utilizarse como Usuario y como Responsable de equipo. Ambos tienen las mismas funcionalidades en cuanto a digitalizar gastos, pero los Responsables de equipo, adicionalmente y desde el panel de gestión web, pueden tener acceso a todos los gastos de todos los colaboradores de los que son responsables [y no sólo a los gastos digitalizados por ellos mismos].

Una persona puede tener el rol de Responsable sobre otras personas siempre y cuando sea responsable de alguna Categoría de Etiqueta del tipo Equipo a la que otras personas han sido asignadas para imputar gastos [puedes ver también el punto “Quiero organizar mejor mis gastos digitalizados, ¿Cómo puedo aprovechar la clasificación a través de las Etiquetas?”].

El rol de una persona que utiliza la aplicación SABBATIC puede cambiar en cada caso;  una misma persona puede ser Responsable de equipo para una Etiqueta concreta [por ejemplo “Proyecto A”] y sin embargo ser Usuario para otra Etiqueta distinta [por ejemplo “Proyecto B”].  

Rol de Administrador:

Además del rol de Usuario y Responsable de equipo, en el momento en el que se contrata la aplicación SABBATIC, se crea la figura del Administrador que es quien decide qué Plan de servicio se contrata con SABBATIC [Plan SABBATIC Free, Plan SABBATIC Autónomo ó Plan SABBATIC Empresa] y es quien da de alta tanto a las nuevas categorías de Etiquetas como los nuevos usuarios. La persona que cuente con el rol de Administrador podrá  tener acceso a todos los gastos de todas las personas [no sólo los digitalizados por ellos mismos], podrá también editar todos los gastos, añadir usuarios existentes a todas las Categorías de Etiquetas del tipo Equipo y nombrar a nuevos Responsables de equipo.

Cómo gestionar la aprobación de gastos a través del servicio SABBATIC

Si tienes contratado el Plan SABBATIC Empresa, podrás utilizar opcionalmente la funcionalidad de Flujo de aprobación de un gasto que permite que el Responsable de equipo apruebe un gasto y/o que el Administrador confirme un gasto generando el correspondiente cambio de estado en dicho gasto:

  • APROBADO [símbolo de candado abierto en verde]: identifica los gastos a los que el Responsable de equipo [responsable de un proyecto, centro de coste, departamento, etc.] ha dado su visto bueno. Una vez que un gasto ha sido digitalizado correctamente por SABBATIC y su estado es por lo tanto DIGITALIZADO, la persona que tenga el rol de Responsable de equipo podrá visualizar todos los gastos DIGITALIZADOS correspondientes a los miembros de su equipo [proyecto, centro de coste, departamento, etc.]  y podrá aprobar cada uno de ellos.

Cuando un Responsable de equipo aprueba un gasto, ese gasto ya no puede ser editado [puedes ver también el punto “¿Puedo editar un gasto ya digitalizado?”] por el usuario que la digitalizó.

El Responsable de un equipo igualmente puede no dar el visto bueno a un gasto de una persona de su equipo rechazando la aprobación del mismo. Al rechazarlo, el estado de este gasto pasa a ser RECHAZADO [símbolo x en rojo]. Cuando un Usuario pulsa encima del icono de RECHAZADO obtendrá un mensaje que le indicará el autor del rechazo [SABBATIC, Responsable de equipo ó Administrador] y su motivo.

Las empresas que tengan contratado el Plan SABBATIC Empresa podrán adaptar esta funcionalidad de aprobación de gasto a las necesidades específicas de su empresa; pueden utilizar sólo este nivel de aprobación de un gasto por parte del Responsable de equipo y/o pueden utilizar el visto bueno del gasto de un nivel superior a través de la persona que tiene el rol de Administrador de SABBATIC en la empresa [ver próximo punto].  

  • CONFIRMADO [símbolo de candado cerrado en verde]:  identifica los gastos a los que el rol de  Administrador ha dado su visto bueno. Una vez que un gasto ha sido digitalizado correctamente por SABBATIC y su estado es por lo tanto VÁLIDO, la persona que tenga el rol de Responsable de equipo podrá aprobar y la persona que tenga el rol de Administrador podrá confirmar.

Cuando un Administrador confirma un gasto, ese gasto, ya no puede ser editado [puedes ver también el punto “¿Puedo editar un gasto ya digitalizado?”] ni por el usuario que la capturó ni por el Responsable de equipo del que depende dicho gasto.

Igualmente, el Administrador puede no dar el visto bueno a un gasto rechazando su confirmación. Al rechazarlo, el estado de este ticket pasa a ser RECHAZADO [símbolo x en rojo]. Cuando un Usuario pulsa encima del icono de RECHAZADO obtendrá un mensaje que le indicará el autor del rechazo [SABBATIC, Responsable de equipo ó Administrador] y su motivo.

Cada empresa puede elegir si quiere utilizar los dos niveles de visto bueno de los gastos [la aprobación del del Responsable de equipo y la confirmación del Administrador] ó sólo uno de los dos en función de sus necesidades de flujo de aprobación de gastos.

Puedes ver también el punto “¿Qué significan los diferentes símbolos que acompañan a un gasto?

Cálculos y estadísticas de los gastos

¿SABBATIC incorpora alguna funcionalidad analítica de mis gastos?

Sea cual sea el plan que tengas contratado con SABBATIC [Plan SABBATIC Free, Plan SABBATIC Autónomo ó Plan SABBATIC Empresa], en la sección “MIS GASTOS” de tu panel web de gestión, puedes consultar los gastos filtrados según los criterios que hayas establecido. En esa misma sección del Panel web de gestión, el botón "Generar totales por etiquetas" te permitirá conocer los imposrtes totales por cada una de las etiquetas empleadas por ti en la clasificación de tus gastos (diferenciados en su caso por divisa). 

Cualquier usuario de Sabbatic, puede entrar en su perfil personal (haciendo click encima de su propio email que aparece en la parte superior derecha cuando estás registrado) y ver el número de gastos digitalizados por uno mismo a lo largo del tiempo. Si además, cuentas con el rol de Responsable de equipo o de Administrador de Sabbatic, podrás ver en la sección ADMINISTRAR en la opción del menú MI EMPRESA, la evolución a través del tiempo del número de gastos digitalizados por los equipos a tu cargo o por toda la empresa respectivamente.

También puedes utilizar el botón “Exportar datos” que permite exportar a tu ordenador una hoja de cálculo con la información de tus gastos perfectamente estructurada. Ten en cuenta que los gastos que contenga la hoja de cálculo serán el resultado de aplicar el mismo filtrado que se muestra en pantalla. Para descargar todo tu histórico de gastos de forma rápida, te sugerimos acceder o refrescar la página “MIS GASTOS” y descargar a continuación la hoja de cálculo mediante el botón ‘Descargar’. Con el mismo botón "Exportar datos" podrás elegir la descarga de un archivo ZIP que contendrá todas las fotos de los justificantes correspondientes al filtrado que estás exportando.

Si tienes contratado el Plan SABBATIC Empresa, en los casos en los que tu rol sea de Responsable de equipo, podrás descargar desde la sección “Administración” de tu panel web de gestión eligiendo la opción “Gastos de mi empresa”, no sólo los gastos capturados por ti sino todos los gastos capturados por todos los usuarios vinculados a las personas de las que eres responsable. La sección “Gastos de mi empresa” sólo será visible en la web para los usuarios que sean Responsable de equipo en al menos en una categoría de etiquetas de tipo Equipoo [puedes ver también el punto “Quiero organizar mejor mis gastos digitalizados, ¿Cómo puedo aprovechar la clasificación a través de las Etiquetas?”].

Si tienes contratado el Plan SABBATIC Empresa y tienes el rol de Administrador SABBATIC en tu empresa, podrás descargar desde tu Panel web de gestión, en la sección “ADMIISTRACIÓN” eligiendo la opción “Gastos de mi empresa”, todos los gastos de todos los usuarios.

Si estás especialmente interesado en que ampliemos las funcionalidades analíticas, cuéntanoslo por favor [a través de nuestro email soporte@sabbatic.es , usando nuestro formulario de contacto ó al teléfono 943 049 039].

¿Cómo funciona el filtrado de los gastos desde mi panel web de gestión?

La sección ‘MIS GASTOS’ en tu Panel web de gestión te permite consultar toda la información de tus gastos digitalizados y responder a tus consultas. Puedes acotar una consulta atendiendo a la fecha [o rango de fechas] en la que los gastos fueron digitalizados así como por las Etiquetas al que han sido asignados ó el tipo de comprobante de gasto [Ticket, Ticket manual, factura, Kilometraje ó Dieta].

Además, en la plataforma web, en esa misma sección “MIS GASTOS”, podrás descargarte toda la información de tus gastos en formato hoja de cálculo para poder hacer las consultas y operaciones de cálculo adicionales que necesites.

Si tienes contratado el Plan SABBATIC Empresa y tu rol es el de Responsable de equipo, entonces, podrás hacer todo lo anterior no sólo con los gastos que tú hayas digitalizado sino que con todos los gastos digitalizados por los diferentes usuarios de los que eres responsable. Para ello,  desde la sección de la web “ADMINISTRACIÓN”  deberás elegir la opción “Gastos de mi empresa”.

Si tienes contratado el Plan SABBATIC Empresa y tu rol es el de Administrador de SABBATIC en tu empresa, entonces, podrás realizar consultas sobre todos los gastos de todos los usuarios de la empresa desde la sección de la web “ADMINISTRACIÓN” si eliges la opción “Gastos de mi empresa”.

Puedes consultar también el punto “¿Cómo funciona la descarga de información en formato hoja de cálculo?”.

¿Cómo incorporo nuevas categorías de Etiquetas a SABBATIC?

Para dar de alta a una nueva categoría de Etiqueta debe hacerlo la persona que cuenta con el rol de Administrador accediendo a la sección “ADMINISTRACIÓN” en su Panel web de gestión y eligiendo la opción del menú “Administrar etiquetas”.

Esta funcionalidad está disponible si has contratado el Plan SABBATIC Autónomo ó el Plan SABBATIC Empresa.

¿De cuántas categorías de Etiquetas puedo disponer para organizar mis gastos?

Tantos como necesites. No existe ningún límite en este sentido. La persona que cuenta con el rol de Administrador podrá crearlos desde la sección de la web ‘ADMINISTRACIÓN” eligiendo la opción del menú “Administrar etiquetas”.

Esta funcionalidad está disponible si has contratado el Plan SABBATIC Autónomo ó el Plan SABBATIC Empresa.

¿Cómo funciona la descarga de información en formato hoja de cálculo?

En la sección “MIS TICKETS”, el botón “Exportar datos” permite exportar a tu ordenador una hoja de cálculo con la información de tus gastos perfectamente estructurada. Ten en cuenta que los gastos que contenga la hoja de cálculo serán el resultado de aplicar el mismo filtrado que se muestra en pantalla. Para descargar todo tu histórico de gastos de forma rápida, te sugerimos acceder o refrescar la página “MIS GASTOS”’ y descargar a continuación la hoja de cálculo mediante el botón ‘Exportar datos’.

Si tienes contratado el Plan SABBATIC Empresa, en los casos en los que tu rol sea de Responsable de equipo podrás descargar en tu Panel web de gestión, desde la sección “ADMINISTRACIÓN” eligiendo la opción del menú “Gastos de mi empresa”, no sólo los gastos digitalizados por ti sino todos los gastos digitalizados por todos los usuarios de los que eres responsable. La sección “Gastos de mi empresa” sólo será visible en el panel web de gestión para los usuarios que sean Responsable de equipo para al menos una categoría de Etiqueta de tipo Equipo.

Puedes consultar también el punto “¿Todos los tipos de usuario son iguales?¿Qué roles y permisos existen?”.

¿Necesito un software específico para abrir las hojas de cálculo descargadas desde SABBATIC?

En cualquiera de los programas habituales [Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Numbers de Apple…] puedes abrir sin problema el archivo descargado, puesto que se trata de un archivo .xls compatible con todos ellos.

¿Puedo acceder a la información del IVA soportado en mis gastos ordenada por proveedor?

Esta funcionalidad está disponible si has contratado el Plan SABBATIC autónomo ó el Plan SABBATIC Empresa.

El acceso a la información del IVA soportado en los gastos la tiene cualquier usuario al acceder en su panel web de gestión a la sección MIS GASTOS. Los usuarios que tengan perfil de Responsable de equipo podrán ver esta información no sólo de sus propios gastos sino que también de los gastos de todas las personas que esten bajo su responsabilidad accediendo a la sección ADMINISTRACIÓN y eligiendo la opción "Gastos de mi empresa" . Los usuarios que cuenten con perfil de Administrador, podrán ver el detalle del IVA de los gastos de toda la empresa accediendo a la sección ADMINISTRACIÓN y eligiendo la opción "Gastos de mi empresa". 

Para poder obtener la información detallada del IVA soportado ordenada por el N.I.F. de cada proveedor, tan sólo hay que utilizar las opciones de filtrado en la página de visualización de gastos (MIS GASTOS ó GASTOS DE MI EMPRESA) en el panel web de gestión. Al exportar esa selección en formato hoja de cálculo, esta hoja de cálculo te permitirá procesar los datos para obtener la información deseada en relación al IVA soportado, por ejemplo, un listado ordenado de los proveedores que mayor IVA soportado han generado a nuestra empresa.

Integración con otros softwares

¿Cómo incorporo o integro la información de mis gastos a mi ERP o software de gestión contable?

El formato universal de las hojas de cálculo descargadas desde SABBATIC permite que la información sea importada fácilmente a otros sistemas y softwares de gestión. También puedes utilizar nuestro conector API RESTful para integrar la información digitalizada por SABBATIC en el sistrema de información que utilice tu empresa. 

No obstante, si estás especialmente interesado en conocer cómo disponer de una integración más avanzada o específica con tu sistema de información, cuéntanoslo por favor [a través de nuestro email soporte@sabbatic.es, usando nuestro formulario de contacto ó al teléfono 943 049 039].

Seguridad y valor legal de la digitalización

Problemas al digitalizar

Ya me he bajado la app en mi móvil pero no puedo registrarme, ¿Qué puede estar pasando?

Para registrarte debes abrir la aplicación móvil y regístrate como nuevo usuario con tu dirección de email y una contraseña. Para que el registro sea efectivo y seguro, te enviaremos a la dirección de email proporcionado por ti para el registro, un email de confirmación desde nuestra cuenta info@sabbatic.es. Será imprescindible que hagas click en la confirmación que contiene dicho email porque si no, el registro no se hará efectivo.

Puede ser que no encuentres nuestro email de confirmación en tu bandeja de entrada de emails, asegúrate de que no haya sido enviado a tu bandeja de correo no deseado (Spam). Si definitivamente no te ha llegado o no puedes encontrarlo, contacta con nosotros por favor [a través de nuestro email soporte@sabbatic.es , usando nuestro formulario de contacto o al teléfono 943 049 039].

Puedes ver también el punto “Cómo puedo empezar a usar SABBATIC

No puedo digitalizar mis tickets, ¿Qué puede estar pasando?

Existen algunas situaciones puntuales en las que la aplicación SABBATIC puede quedarse bloqueada o no dar el resultado esperado. Éstas son las más habituales y algunas recomendaciones para poderlas resolver. Si no encuentras solución en ninguna de las indicaciones que te describimos a continuación, prueba a cerrar sesión en tu aplicación móvil [opción cerrar en el menú de tu dispositivo] y vuelve a conectarte de nuevo. Si nada de lo anterior resuelve tus problemas con nuestra aplicación, por favor, no dudes en contactarnos [a través de nuestro email soporte@sabbatic.es , usando nuestro formulario de contacto o al teléfono 943 049 039].

Algunos problemas que puedes experimentar son:

  • Algunas de las funcionalidades de SABBATIC funcionan ó están disponibles en función del Plan SABBATIC que tengas contratado. Consulta la tabla de Planes SABBATIC en la página principal de la web SABBATIC para conocer qué funcionalidades se corresponden a cada Plan SABBATIC. La persona que cuenta con el rol de Administrador de SABBATIC tiene en su panel web de gestión en la sección “Mi empresa” el detalle del Plan SABBATIC que tiene contratado. El plan contratado puede ser el Plan SABBATIC Autónomo ó el Plan SABBATIC Empresa. Los usuarios del Plan SABBATIC Free no tienen acceso en su Panel web de gestión a la sección “Mi empresa”. Ponte en contacto con SABBATIC si necesitas cambiar tu Plan SABBATIC contratado.  

  • “He estado tratando de digitalizar gastos mientras que no tenía conexión a Internet y ahora que tengo conexión de nuevo veo que las fotos anteriores han sido digitalizados pero la aplicación móvil se ha quedado bloqueada y no me deja pasar nuevos gastos”. Si esto es lo que te ha sucedido, te sugerimos ir a Escritorio > Menú > Ajustes > Admin. Aplicaciones > SABBATIC > Caché > Borrar Caché. A continuación ya podrás digitalizar nuevos tickets.

  • “Por más que intento digitalizar un ticket, la aplicación móvil me lo rechaza” [puedes ver también el punto “¿Qué significan los diferentes símbolos que acompañan a un ticket?”]. Los tickets identificados como RECHAZADO son aquellos en los que no ha sido posible digitalizar los datos de todos los campos. Esto puede deberse a que el ticket original se encuentra dañado, no contiene información suficiente [puedes ver también el punto “¿Qué es un ticket legítimo? ¿Qué información debe contener?”], o la fotografía no es óptima [puedes ver el punto “¿Qué es una foto de ticket óptima?¿En qué condiciones debe estar tomada la foto?”].

Alguno de los datos digitalizados por SABBATIC está mal, ¿cómo puedo avisar de una digitalización errónea?

En los casos en los que encuentres un error en alguno de los campos que SABBATIC digitaliza de manera automática debes darnos el aviso de error. Para ello, el error debe estar relacionado con alguno de los campos que SABBATIC digitaliza automáticamente [Fecha, N.I.F., Razón Social, Base imponible, IVA% y Total] y no sobre los campos que como usuario puedes añadir [el País-divisa, las Etiquetas elegidas ó las Observaciones añadidas]. Cualquier usuario de SABBATIC que pueda ver un gasto digitalizado puede dar un aviso de error en cualquier momento entrando en la pantalla de detalle del gasto tanto desde la aplicación móvil como desde el panel web de gestión. Encontrarás para ello el botón "Informar error".

Al dar el aviso de error de un gasto, verás que el estado de dicho ticket pasa a ser PENDIENTE. [puedes ver también el punto “¿Qué significan los diferentes símbolos que acompañan a un ticket?“]. Un gasto del que se ha dado el aviso de error recibirá un proceso de revisión para su rectificación y es notificado directamente a la persona que lo reportó.

En caso de que el error esté relacionado con la información añadida por ti [el País-divisa, las Etiquetas elegidas ó las Observaciones añadidas], podrás editarlo y cambiarlo tú mismo. Puedes ver el punto “¿Puedo editar un ticket o factura ya digitalizado?”.