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6 herramientas que ayudan a tu empresa a ahorrar tiempo en la gestión de procesos

 

Las empresas necesitan gestionar sus procesos de la manera más eficiente para poder ser más productivas y rentables. Además, en épocas como la que vivimos en la que la incertidumbre es la protagonista, la agilidad y la eficiencia son dos preciadas características que, sin duda, marcan la diferencia entre las organizaciones que las tienen y las que no.

Llevar a cabo una buena gestión de departamentos, proyectos y tareas en las empresas es complejo, requiere tener una visión amplia y clara de los flujos de trabajo y organizar todo para conseguir los objetivos. Hacerlo de manera eficiente, teniendo en cuenta las necesidades actuales y la situación de trabajo remoto casi generalizada, ahorrando tiempo a los equipos y, por tanto, ahorrando también costes a las empresas, supone ir un paso más allá.

La clave está en la automatización de procesos y la transformación digital. Actualmente existen diversas herramientas que ayudan a cualquier empresa, tanto pyme como gran corporación, a ahorrar tiempo en la gestión de sus procesos internos en diferentes ámbitos como puede ser el área financiera, el área de recursos humanos o el área de gestión de tareas y comunicación interna. 

 

Herramientas para gestión de la facturación, contabilidad y administración

Sabbatic

En Sabbatic ayudamos a las empresas a ahorrar tiempo y costes con la automatización de todas sus tareas manuales. Somos la solución más sólida del mercado en gestión de tickets y facturación online. 

Con nuestra APP gratuita, que lleva un background de IA y deep learning, las empresas pueden digitalizar tickets y facturas con la máxima fiabilidad y certificación AEAT. Pueden gestionar sus facturas con proveedores, sus gastos de movilidad o teletrabajo de manera rápida y eficaz. 

La herramienta se integra de manera segura y sencilla con cualquier sistema ERP y las empresas pueden configurar todo según sus necesidades, además, pueden dar de alta a toda la empresa y solo pagan por uso. Un valor que nos diferencia de otros proveedores y que supone facilitar a las empresas su digitalización. 

 

Declarando

Declarando es una asesoría online para autónomos que les ayuda a pagar menos impuestos y ahorrar tiempo en la gestión de su negocio. Para ello han creado una plataforma muy fácil de usar que automatiza el servicio de asesoría fiscal, contable y financiera. 

Sus usuarios siempre saben cuánto van a pagar en su próxima declaración, controlando que no se dejen ningún gasto sin deducir, les dicen cuánto amortizar de hipoteca, lo que les falta para subir de tramo en la renta o cuánto deberían pagar a la Seguridad Social para no perder poder adquisitivo en su jubilación. Así hasta 100 consejos automáticos y personalizados según su caso particular. 

La media de ahorro por autónomo está entre 1.000 y 5.000 euros al año, dependiendo de su nivel de ingresos y su actividad profesional. Y esto lo consiguen gracias a la correcta aplicación de las deducciones, la eliminación de errores y la optimización de su declaración de la renta. Sus clientes llevan ahorrados entre todos más de 20 millones de euros.

 

Tecalis

Tecalis Signature ofrece una forma fácil y rápida de firmar documentos con plena validez legal. En un escenario como el actual, donde las empresas deben poder realizar la mayor parte de sus procesos de forma online, este tipo de soluciones permiten a las compañías ser más competitivas y ágiles.

Signature ahorra tiempo a las empresas al evitar la impresión, escaneo, envío y almacenamiento de documentación. Y mejora el control, ya que desde el panel de control puede verse toda la información sobre el estado de los documentos (enviado, recibido, visualizado, firmado…). Este tipo de sistemas ahorran costes en la gestión pero también en gastos como papel, tinta, mensajería o almacenamiento de la documentación.  

Los contratos se pueden enviar a través de SMS o email y las operaciones de firma se realizan desde el mismo navegador web, por lo que no es necesario realizar ningún tipo de instalación. Pueden elegirse distintos sistemas de firma, aunque la más elegida por los usuarios es la firma manuscrita biométrica, ya que replica de forma digital la firma que antes se realizaba en papel. Además, Tecalis incorporó recientemente la tecnología “KYC” en la plataforma, que permite identificar al cliente con su DNI antes de realizar la firma. 

Cada vez más empresas utilizan esta innovadora plataforma de firma electrónica creada por Tecalis, desde Pymes y pequeños negocios hasta grandes compañías como Telefónica.

 

Herramientas para gestión de Recursos Humanos

Factorial

Otro de los departamentos clave en las empresas y que necesita una gestión eficiente es el de Recursos Humanos. Factorial es un software gratuito que automatiza la gestión del equipo de forma muy sencilla. 

Permite centralizar la documentación de cada trabajador/a de la empresa: contratos, nóminas, bajas laborales, periodos de vacaciones, etc. y tenerlos siempre disponibles para poder acceder cuando sea necesario y desde cualquier lugar. 

La gestión de personal se hace mucho más cómoda y de manera más rápida y ágil. 

 

Herramientas para gestión de proyectos y comunicación interna

Trello

Esta herramienta es top para la gestión de proyectos, es como llevar un tablero lleno de notas y flujos de trabajo al ordenador y que todas las personas implicadas puedan formar parte de ello. 

Partiendo de la premisa de que un mismo equipo puede trabajar en una serie de paneles que contienen tarjetas que se pueden mover, etiquetar y compartir entre los miembros del equipo, las posibilidades de organización que ofrece la herramienta son tremendas. También se pueden adjuntar archivos.

Es una herramienta de fácil acceso, muy flexible y sencilla de utilizar que permite ser mucho más eficaz en la gestión de proyectos en los que intervienen varias personas del equipo e, incluso de diferentes equipos. Se puede hacer todo de manera ordenada y a simple vista tenemos toda la información necesaria. 

Para el trabajo en remoto es una herramienta clave para la gestión de proyectos. 

 

Slack

A menudo ocurre en muchas empresas que una cadena de emails se alarga y llega un momento en que parte de la información, que puede ser imprescindible, se queda por el camino o se genera mucha confusión entre tantas idas y venidas. 

También puede generar ineficiencias tratar determinados temas por canales de mensajería instantánea como Whatsapp, por ejemplo.  

Tanto el email como Whatsapp son herramientas muy útiles, pero para ser siempre lo más eficaces en la gestión de nuestros procesos tenemos que saber qué herramientas utilizar en cada momento. 

Slack es una herramienta básica para la comunicación interna en una empresa, que ofrece un lugar común para establecer conversaciones de manera fluida e intercambiar y conservar archivos. 

Los administradores pueden personalizar al máximo los canales de chat, dar permisos, crear diferentes salas y etiquetar a usuarios, entre otras muchas ventajas que ayudan a mejorar la comunicación y organización del trabajo en las empresas. También se pueden realizar videoconferencias que, en la actualidad, están a la orden del día.