IKUSI: transformación digital del proceso de gestión de gastos de viaje para ganar tiempo de calidad

IKUSI: transformación digital del proceso de gestión de gastos de viaje para ganar tiempo de calidad

Por: Arkaitz Bastida Vidal

“Sabbatic nos ha ayudado a liberar recursos que teníamos dedicados a procesos muy manuales para dedicar ese tiempo a actividades que aportan mayor valor”

IKUSI es una una empresa de integración, ingeniería y desarrollo tecnológico para la transformación digital de negocios que pertenece al Grupo Velatia. El objetivo de IKUSI es facilitar los procesos de transformación digital apoyándose para ello en la capacidad que le proporcionan los conocimientos en este ámbito de diferentes sectores. Esta fortaleza les permite hacer realidad la vocación de Ikusi de hacer sencillo lo complejo.

Son parte de un grupo de prácticamente 3.000 personas que viajan por todo el mundo y como nos explica Iñaki Maiz, Director General de IKUSI, "lo que buscábamos era una herramienta que nos facilitara todo el proceso de gestión de gastos de viaje y tickets. En ese camino, vimos que una herramienta que nos ayudara en esa transformación digital del proceso de gestión de gastos de viaje, nos podía facilitar la vida a todas las personas de la empresa que van viajando por todo el mundo."

"Hoy en día, el proceso de digitalización y gestión automática de los gastos de viaje, es ya un proceso que se gestiona de manera natural en Grupo Velatia y que se ha asimilado perfectamente. Además, en términos culturales de la empresa, como parte de nuestro ADN tecnológico, venía muy de la mano de la transformación digital que impulsamos en general"

Iñaki Maiz, Director General de IKUSI, te cuenta cómo lo han conseguido:

 

 

LO QUE BUSCÁBAMOS 

Como nos indica Iñaki Maiz, 

  • "El proceso anterior tenía un componente de gestión manual alto y lo que hemos conseguido con este cambio es digitalizar y automatizar todo este proceso.” 

  • “La persona que viaja normalmente está poco tiempo en oficina y ese tiempo de oficina, no quieres que lo utilice para tareas administrativas. Por eso, todo lo que sea liberar tiempo de procesos administrativos mientras que están en oficina, resulta de gran ayuda .“

LA ELECCIÓN

Iñaki Maiz indica que "Conocíamos Sabbatic porque conocemos a muchas empresas que están en este marco de la transformación digital, empresas con las que nos vamos aliando y de las que vamos conociendo qué partes trabajan.”

“Consideramos que Sabbatic nos daba la solución que veníamos buscando para la digitalización de la gestión de gastos de viaje en el grupo Velatia."

Juan María Ituiño (RRHH, Grupo Velatia) nos explica que eligieron Sabbatic porque buscaban una herramienta de digitalización y gestión de gastos de viaje que fuera:

  • Intuitivo y fácil de usar.

  • Con posibilidad de una configuración multiempresa.

  • Que permitiera una gestión multidivisa y multipaís.

  • Que pudiéramos integrar con nuestros procesos actuales de Capital Humano y Finanzas.

LA IMPLANTACIÓN

Iñaki Maiz recuerda que: 

  • "En una etapa inicial invertimos tiempo en vincular todo con nuestro sistema ERP para que esa automatización del proceso pudiera ser eficiente. Hemos adecuado nuestros sistemas para integrarlos con Sabbatic y que el proceso de gestión de notas de gasto sea un proceso automatizado e integrado con nuestro ERP. Parte del éxito de la implantación se ha debido al trabajo de diseño de la integración llevado a cabo en equipo entre GOSA (empresa prestadora de servicios corporativos de Grupo Velatia) y el equipo técnico de Sabbatic.”

  • “Superada la primera fase de integración con nuestros sistemas, el despliegue ha sido muy rápido y desde el punto de vista de los usuarios, muy sencilla.”

EL RESULTADO

Según Iñaki Maiz:

  • “Con Sabbatic, la nota de gastos se hace automáticamente, sin tener que teclear los datos de los justificantes y además, todo el proceso de reporte y supervisión se hace de una manera más sencilla porque va de manera automática.” 

  • “Todo esto permite que toda la gestión de gastos vaya mucho más al día.”

  • Sabbatic nos ha ayudado a liberar recursos que teníamos dedicados a procesos muy manuales para dedicar ese tiempo a  actividades que aportan mayor valor."

El uso de la aplicación Sabbatic aporta distintas ventajas para la empresa:

  • Para las personas que viajan y disponen de poco tiempo en oficina, les ha liberado tiempo de oficina que ahora pueden utilizarlo en actividades que aportan valor y no buscando tickets y tecleando datos en la nota de gastos.

  • La supervisión de gastos se puede llevar ahora al día y con menos esfuerzo.

  • Finalmente para las personas de Administración/Finanzas todo el proceso es digital desde el origen, está integrado en los sistemas de información del grupo y ha resultado de gran ayuda para simplificar el trabajo de gestión de los gastos de viaje.

LA CONFIANZA EN SABBATIC

Finalmente Iñaki Maiz asegura que, 

  • “En el día a día, ante cualquier contingencia, el equipo de soporte de Sabbatic ha estado siempre atento para abordar y solucionarlo de manera ágil y efectiva.”

  • “Definitivamente volveríamos a confiar en Sabbatic para digitalizar y automatizar este proceso de gestión de gastos de viaje en Grupo Velatia.”

 

¡¡¡¡ Embárcate en la Transformación Digital. Pásate al color verde automático de SABBATIC !!!

Actívalo y configúralo en 1 día:

Etiquetas:


Quizás pueda interesarte...

Funcionalidades para empresas con actividad por el mundo

14.11.19

Funcionalidades para empresas con actividad por el mundo

Sabbatic cuenta con un conjunto de funcionalidades que ayudan a simplificar radicalmente la gestión de gastos a las empresas con actividad en el...

Cambia las etiquetas asignadas a un gasto ya digitalizado

17.10.19

Cambia las etiquetas asignadas a un gasto ya digitalizado

Con Sabbatic puedes volver a editar las etiquetas de clasificación analítica asignadas a un gasto ya digitalizado desde el Panel web de gestión y...