7 aspectos clave para elegir bien una herramienta de digitalización de gastos. Respuesta tecnológica (1/7)

7 aspectos clave para elegir bien una herramienta de digitalización de gastos. Respuesta tecnológica (1/7)

Por: Paul San Sebastián

De la experiencia de desarrollo de nuestra solución y las conversaciones con empresas, te recomendamos algunos aspectos clave a valorar para tomar una buena decisión de compra.

Uno de los aspectos clave a tener en cuenta a la hora de valorar distintas soluciones disponibles en el mercado para la digitalización de gastos es la respuesta tecnológica. Tecnología entendida desde el punto de vista del resultado que necesita la empresa usuaria de la solución y que se materializa en la velocidad y fiabilidad de las lecturas, la capacidad del sistema de distinguir automáticamente entre tickets y facturas, la posibilidad de hacer uso de la herramienta sin conexión, etc.

Algunas de las soluciones disponibles en el mercado cuentan con la opción de hacer una prueba de uso bastante cercana al uso real que tendría la empresa interesada (aunque no se configure el 100% de la casuística específica para la prueba). Son pruebas que se pueden hacer con una pequeña inversión de tiempo ya que basta habitualmente con darse de alta en el servicio y bajarse la aplicación en el móvil. A veces incluso sin la necesidad de tener que contactar con el proveedor. Recomendamos hacer una prueba de uso, para poder comprobar en un uso real las ventajas de una tecnología robusta y rápida contra otras que pueden no serlo.

En lo tecnológico, las características principales en las que hemos trabajado en Sabbatic y que pensamos debes tener en cuenta a la hora de valorar una solución de digitalización de gastos son las siguientes:

  • Lectura automática más rápida y fiable: Sabbatic cuenta con un sistema de autoaprendizaje basado en toda la base de gastos digitalizados por cada individuo y cada empresa que consigue un menor % de errores y una mayor velocidad de lectura. Puedes leer más sobre nuestra tecnología a través de Vicontech,  uno de los centros de investigación con los que colaboramos.

  • Tickets y facturas: lectura tanto de facturas simplificadas (tickets) como de facturas completas con detección automática del tipo de justificante.

  • Todos los datos contables: lectura de todos los datos que exige el SII de Hacienda en el momento y sin sobrecostes:

    • De los tickets extrae: Fecha, N.I.F., Razón Social, Base imponible, IVA%, importe IVA y Total

    • De las facturas extrae: Número de factura, Fecha, N.I.F., Razón Social, Dirección, Base imponible, IVA%, importe IVA y Total

  • Información contable garantizada y no editable: la información contable extraída de los justificantes está garantizada por Sabbatic y es no editable. Evita fraude y picaresca ya que los usuarios (ni sus responsables) no pueden editar los datos contables que contiene el justificante de compra y que Sabbatic extrae de manera automática. Se pueden editar las etiquetas de clasificación analíticas añadidas por el usuario pero no los datos contables que contiene el justificante fotografiado.

  • Control de fraude y errores: detección de gastos duplicados, gastos digitalizados en modo manual identificados, trazabilidad de todas las modificaciones de cada gasto y alertas personalizables por gastos fuera de la política de la empresa (configurable para cada empresa).

  • Lectura de facturas en lote desde escáner: Sabbatic cuenta adicionalmente con una solución Sabbatic Oficina para la lectura inteligente de facturas completas en lote desde el escáner de sobremesa. Con la posibilidad de gestionar todo bien ordenado y clasificado (por usuario, por departamento, por empresa, etc.) desde un mismo Panel web de gestión. Puedes leer más sobre la digitalización de facturas en lote en este otro post.

  • Funcionamiento sin conexión: Sabbatic cuenta con funcionamiento sin conexión con recuperación automática de la conectividad. Esto quiere decir que aunque en un momento determinado no tengas acceso a Internet (en una zona sin cobertura, en un viaje en avión, en el extranjero hasta que llegas al wifi del hotel,...), con Sabbatic sí puedes seguir introduciendo gastos (fotos de justificantes y sus etiquetas, dietas, dedicaciones,...) que quedan almacenadas en una bandeja de salida y tan pronto se recupera la conectividad salen al servidor de Sabbatic y se digitalizan. Muy interesante para poder seguir trabajando y ser más productivo en "tiempos muertos" en los que no tienes Internet. Puedes leer más sobre las ventajas del funcionamiento sin conexión en este otro post.

También puedes leer otros post sobre “7 aspectos clave para elegir bien una herramienta de digitalización de gastos” en:

 

¡¡¡¡ Embárcate en la Transformación Digital. Pásate al color verde automático de SABBATIC !!!

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