Digitaliza y gestiona automáticamente las notas de gastos también en empresas con pocas personas en movilidad

Digitaliza y gestiona automáticamente las notas de gastos también en empresas con pocas personas en movilidad

Por: Paul San Sebastián

Si tienes un máximo de 10 personas que habitualmente hacen notas de gasto, podrás digitalizar el proceso con Sabbatic y dedicar tu tiempo a lo que realmente aporta valor en tu empresa.

Te contamos por qué te merece la pena digitalizar este proceso en tu empresa con Sabbatic, cómo funciona, cuánto cuesta y cómo puedes empezar a utilizarlo:

El proceso tradicional de gestión de gastos de desplazamiento es un problema para las empresas:

gestion tradicional de gastos

Es un problema para los trabajadores en movilidad que deben guardar los comprobantes de papel, perder tiempo capturando la información a mano, hacer y reportar las notas de gastos.

Es un problema para sus responsables supervisores que deben recibir las notas de gasto, y perder mucho tiempo en supervisar los justificantes y aprobarlos manualmente con el riesgo de no detectar errores o fraude.

Es un problema para el área de Administración/Finanzas que debe recepcionar y cotejar toda esta información y archivar la documentación asumiendo el riesgo de errores manuales y de contingencias fiscales.

Y es un problema para la dirección que debe tomar decisiones sobre el presupuesto de gastos con la poca información que manualmente se haya podido capturar.

El proceso tradicional de gestión de gastos de desplazamiento, además, no ayuda a la movilidad que necesitan las empresas porque documentos y responsables deben coincidir para que el proceso funcione.

Sabbatic permite digitalizar el proceso de gestión de gastos de desplazamiento desde el comienzo, desde el momento en el que sucede el gasto y recibimos el justificante de papel. 

esquema de funcionamiento de sabbatic

La entrada de gastos puede realizarse desde nuestra aplicación para móvil, desde nuestra aplicación para escáner o desde nuestra web subiendo justificantes que de partida son pdf. También pueden darse de alta Kilometrajes, Partes de hora, Dietas de importe fijo, etc..Con eso, las notas de gasto se hacen automáticamente, el flujo de supervisión es digital y se puede automatizar la contabilización. Además:

  • Favorece la movilidad.

  • Reduce el tiempo dedicado a la gestión de gastos.

  • Elimina el papel (Homologación de Hacienda). leer más

  • Genera una copia de seguridad de la información custodiada. leer más

  • Minimiza errores manuales y fraude.

  • Proporciona mejor información analítica.

  • Genera ahorros por optimización del presupuesto de gastos.

  • Reduce el riesgo de contingencias fiscales.

Las empresas nos eligen porque:

  • Nuestra lectura automática es más rápida y fiable: todos los datos que exige el SII de Hacienda en el momento y sin sobrecostes. leer más

  • Nos adaptamos mejor a sus procesos de gestión de gastos: tipos de gastos, etiquetas de clasificación, flujo de aprobación, etc.. leer más sobre etiquetas y tipos de gasto

  • Contamos con una configuración multiempresa que permite la posibilidad de configurar funcionalidades y definir consultas tanto por empresa como de manera transversal para todas las empresas del grupo.  leer más

  • Usabilidad y facilidad para la puesta en marcha.  leer más

  • Nos integramos de manera más sencilla con el software de la empresa (exportación Excel, xml, CSV ó vía API RESTful).  leer más

  • Calidad y rapidez del servicio de soporte.

Puedes consultar los testimonios de algunas de las empresas que nos han elegido en nuestro blog.

empresas que utilizan sabbatic

Con Sabbatic podrás Digitalizar, Controlar y Contabilizar los gastos de viaje de manera automática:

3.1. - Digitaliza

sabbatic digitaliza
Todos los usuarios pueden digitalizar sus gastos y su nota de gastos se creará y reportará automáticamente. Sin tener que introducir datos manualmente ni imprimir ni enviar informes en papel.
¿Cómo funciona?
Te lo configuramos a medida
  1. Fotografía con la app tickets y facturas de cualquier país y Sabbatic extrae toda la información contable.
  2. Da de alta kilometrajes, dietas de importe fijo, partes de horas,... .
  3. Da de alta gastos que en origen son archivos digitales.
  4. Añade a cada gastos etiquetas de clasificación analítica.
  5. La nota de gastos se crea y comparte automáticamente con los supervisores.
  6. Consulta desde la app o desde el Panel web de gestión si tus gastos ya han sido aprobados.
  • Elige las modalidades de gasto que necesitas digitalizar: ticket, factura, kilometrajes, partes de hora,... leer más
  • Define las etiquetas de clasificación analítica sin límite.  leer más
  • Adapta las etiquetas de clasificación por cada empresa, por grupos de usuarios o por cada individuo. leer más

3.2. Controla

sabbatic podras controlar los documentos
Los usuarios con permisos de supervisor, podrán controlar y aprobar los gastos de las personas bajo su responsabilidad. Recibirán avisos automáticos para no retrasarse y alertas automáticas para que todos cumplan la política de gastos.
¿Cómo funciona?
Te lo configuramos a medida
  1. Accede desde el Panel web de gestión de Sabbatic o desde el email de aviso automático a las notas de gasto de tus compañeros.
  2. Analiza los totales por cada etiqueta analítica y revisa las alertas por política de gastos.
  3. Aprueba o rechaza los gastos supervisados.
  • Configura el flujo de aprobación por jerarquía, por proyectos, mixto, … leer más
  • Establece avisos automáticos para los supervisores que quieras y con la periodicidad que necesites. leer más
  • Define las alertas por política de gastos que necesite tu empresa. leer más

3.3.- Contabiliza

sabbatic podras contabilizar
Los usuarios con perfil Administrador acceden a todos los gastos de la empresa para cotejarlos y contabilizarlos. Integra los datos digitalizados de los gastos en los sistemas de información de tu empresa, ahorra tiempo y mejora el análisis y toma de decisiones.
¿Cómo funciona?
Te lo configuramos a medida
  1. Accede a través del Panel web a las notas de gasto de todos los trabajadores de la empresa.
  2. Concilia automáticamente los movimientos de la tarjeta bancaria.
  3. Controla el saldo pendiente de reembolso con cada trabajador y genera automáticamente las órdenes de pago (formato SEPA 34.14).
  4. Gestiona el tipo de cambio de los gastos en divisa extranjera.
  5. Analiza a fondo los gastos con un solo click: lo que gastas por proveedor, por cliente, por proyecto, por departamento, por forma de pago, ...
  6. Confirma y contabilíza los gastos.
  7. No archives los justificantes originales de papel. Nuestra digitalización es certificada y homologada por las Haciendas.
  • Adapta el excel de movimientos bancarios de cualquier banco para poderlo conciliar automáticamente en Sabbatic. leer más
  • Adapta la gestión de divisas a tus necesidades. leer más
  • Configura la gestión de Cobros y pagos para adaptarlo a tus necesidades: anticipos, divisas, órdenes de pago,... leer más
  • Analizamos tus necesidades de integración para que la contabilización sea lo más sencillo posible: formato export/import o integración API. leer más
  • Custodiamos tus gastos digitalizados por el periodo que te exige Hacienda. leer más

Sabbatic se paga por uso a través de una suscripción mensual de 9€ por usuario.

Adicionalmente se pagan al comienzo 200€ para que desde el equipo de soporte hagamos la configuración inicial, carga de datos y puesta en marcha de los usuarios.

Puedes dar de baja la suscripción mensual del servicio en el momento que lo decidas y la persona que cuenta con perfil administrador de Sabbatic en la empresa puede gestionar de manera autónoma, las altas, bajas y modificaciones de usuarios así como el resto de la configuración de Sabbatic.

La tarifa incluye:

  • Acceso a todas las funcionalidades ofrecidas en el Plan Sabbatic Empresa.

  • Formación al perfil administrador de Sabbatic en la empresa en las funcionalidades de Sabbatic que necesitéis utilizar.

  • La custodia en la plataforma web SABBATIC certificada por las Agencias Tributarias de toda la información digitalizada por vuestros usuarios desde el inicio de la formalización del contrato de servicio y durante toda la vigencia del mismo.

  • También estaría incluido el aprovechamiento de los servicios web (API) de SABBATIC para integrar la información digitalizada con vuestro sistema de información.

La tarifa no incluye:

  • Diseño y programación de formatos a medida para exportación de los datos digitalizados por Sabbatic para su posterior importación en el ERP de la empresa.

Y si tu empresa crece, tenemos otros planes para ti. Consulta los Planes Sabbatic Empresa+ para empresas con más de 10 trabajadores que reporten notas de gastos periódicamente. leer más

Puedes contratar nuestro servicio a través de la web con la tarjeta de crédito y nosotros te ayudaremos a configurarlo a medida y empezar a aprovecharlo.

5.1.- Contrata el servicio

Sabbatic permite el control de la gestión de tesorería, anticipos y pagos de los gastos efectuados para cada empleado.

1. Entra en nuestra web en la sección PRICING del servicio de movilidad y haz click en el botón “Contratar” de la columna Plan Sabbatic Empresa.

2. Al pulsar en el botón “Contratar” accedes a un recorrido guiado que te llevará paso a paso para que puedas contratar el servicio:

  • Primero te pedirá tus datos para registrarte como usuario (utiliza para ello tu email profesional).

  • A continuación te pedirá los datos de la empresa.

  • Deberás indicar el número total de usuarios que vais a empezar a utilizar el servicio. Después siempre podrás aumentar o disminuir este número de usuarios contratados inicialmente.

  • Finalmente debes indicar los datos de una tarjeta bancaria para la contratación. El pago que realizarás con la tarjeta bancaria se corresponde con una suscripción mensual que puedes interrumpir en cualquier momento.

Si ya has dado los pasos anteriores, ya tienes el servicio contratado y puedes pasar a la configuración de nuestra herramienta para que se adapte lo mejor posible a las necesidades de tu empresa.

5.2.- Te lo configuramos a medida

Desde el equipo de soporte de Sabbatic te ayudaremos con la configuración inicial de los otros usuarios (para los que ya has contratado el servicio) y de las demás opciones de configuración con las que cuenta Sabbatic. Más adelante comprobarás que toda esta configuración la puedes hacer tú mismo de manera autónoma.

Para ayudarte, te pediremos que nos contestes por favor a las siguientes preguntas:

1. ¿Qué usuarios quieres que utilicen Sabbatic en tu empresa? pásanos por favor Nombre/Apellidos y el email de cada uno y te ayudaremos a darlos de alta.

2. ¿Qué tipos de gasto necesitáis digitalizar? con Sabbatic, además de poder digitalizar gastos fotografiando Tickets y Facturas, también podréis digitalizar en movilidad otras modalidades de gastos que no tienen un justificante. ¿Cuáles necesitáis digitalizar en tu empresa?

  • Dietas de importe fijo (manutención, pluses por pernoctación...) ¿Cuántos tipos de dietas y con qué importes?

  • Kilometrajes (desplazamientos en vehículo propio, vehículo de la empresa,...) ¿Cuántos tipos de Kilometrajes y qué importes (€/km)?

  • Partes de horas (registro manual del tiempo de dedicado a una actividad) ¿Cuántos tipos de horas? ¿Para medir el número de horas ó también un importe en euros?

  • ¿Algún otro tipo de gasto que necesites digitalizar?

3. ¿Cómo necesitáis clasificar los gastos? con Sabbatic, se pueden añadir las etiquetas de clasificación analíticas que necesites en tu empresa. ¿Cuáles necesitas?

  • Concepto de gasto (Opciones: comidas, alojamientos, parking…) ¿Necesitáis esta categoría? y si es que sí, ¿con qué opciones?

  • Forma de pago (Opciones: tarjeta, efectivo, anticipo,...) ¿Necesitáis esta categoría? y si es que sí, ¿con qué opciones?

  • Departamento (Opciones: comercial, mantenimiento, producción…) ¿Necesitáis esta categoría? y si es que sí, ¿con qué opciones?

  • Proyecto/Cliente (Opciones: Proyecto/Ciente 1, Proyecto/Cliente 2…) ¿Necesitáis esta categoría? y si es que sí, ¿con qué opciones?

  • ¿Necesitáis algún otro tipo de categoría de clasificación? ¿con qué opciones?

4. ¿Cómo es vuestro flujo de supervisión de gastos? Sabbatic permite hasta 2 niveles de supervisión de gastos. ¿en vuestro caso hay mandos intermedios que supervisan los gastos ó se revisan directamente en Administración/Finanzas? Indícanos por favor quién supervisa los gastos de cada usuario.

(si la información digitalizada por Sabbatic se integra en el software de gestión de la empresa a través de conector API, también se puede seguir utilizando el flujo de aprobación de gastos del software de la empresa).

5. ¿Cómo necesitáis integrar los datos digitalizados por Sabbatic en los sistemas de vuestra empresa? toda la información digitalizada con Sabbatic podrás exportarla (CSV, XML, Excel) para después importarla en vuestro ERP/ programa de contabilidad, o también puedes conectarlo a través de nuestra API para que este trasiego de información sea automático. 

Puedes leer información más detallada sobre las opciones de exportación (CSV, XML, Excel) aquí. Si necesitas un formato de exportación de datos a medida, contáctanos y lo analizamos.

Puedes acceder a información más detallada sobre nuestra API aquí. Si necesitas que la persona que gestiona para tu empresa los temas informáticos lo revise con nuestro equipo técnico, avísanos y lo coordinamos.

5.3.- Úsalo y aprovéchalo

El día a día con Sabbatic es muy sencillo, puesto que simplemente tendréis que ir tomando fotos con nuestra app a los justificantes de los gastos profesionales en los que vayáis incurriendo, o dando de alta los otros tipos de gasto que hayamos configurado (kilometrajes, dietas de importe fijo, partes de horas, etc.). Para cada nuevo gasto que deis de alta, la app os pedirá clasificarlo con las etiquetas configuradas para vuestra empresa (Concepto de gasto, Forma de pago, etc.). También os permitirá indicar opcionalmente cualquier otra anotación adicional a través del campo Observaciones.

Sabbatic cuenta con tres diferentes perfiles de usuario:

  • Usuarios que digitalizan gastos: podréis digitalizar gastos desde la app móvil y consultarlos desde el propio móvil o desde el panel web de gestión.
  • Usuarios que supervisan gastos de otros: podréis digitalizar gastos desde la app, pero además de poder consultar cada uno sus propios gastos (vía móvil y web) podréis también desde el panel web, supervisar, aprobar y rechazar los gastos de las personas que están bajo vuestra responsabilidad.

  • Usuarios del área Administración/Finanzas: podréis digitalizar gastos desde la app, pero además de poder consultar cada uno sus propios gastos (vía móvil y web) podréis también desde el panel web, supervisar, confirmar y rechazar los gastos de todas las personas de la empresa. Tendréis un perfil de Administrador de Sabbatic en la empresa.

 Para poder empezar a digitalizar gastos desde la app móvil debes seguir los siguientes pasos:

  1. Descargar la aplicación (buscando 'Sabbatic') en la tienda de aplicaciones del móvil/tablet o entrar a través de estos enlaces directos: Android | iPhone

  2. Para ingresar en la app una vez instalada:
    - Nombre de usuario: la dirección email
    - Contraseña inicial: la recibida desde Sabbatic por email (a veces es necesario buscarlo en la sección de correo spam).
    Esta contraseña inicial puede ser cambiada en cualquier momento en la sección Mi Perfil de la web. Con el mismo Usuario y Contraseña puedes también entrar a través del menú "Login" al Panel web de gestión de Sabbatic.

  3. Para los primeros pasos, están los mini-vídeos en la sección Cómo Funciona de la web de Sabbatic.

  4. Para dudas más específicas, es posible consultar la sección de Preguntas Frecuentes pero estamos a vuestra disposición también a través del chat de nuestra web.

 En la medida en que vayáis dando uso a la aplicación, recibiréis por email información adicional de funcionalidades complementarias de Sabbatic y cómo aprovecharlas, cada uno según su rol.

Aprovecha las funcionalidades que necesites. Sabbatic incluye múltiples funcionalidades que pueden resultar de ayuda para ahorrar tiempo y ser más productivos. Puedes consultar todas las funcionalidades disponibles en la sección PRICING de nuestra web y tendrás acceso al detalle de funcionamiento de cada clickando en el nombre de cada una.

 

¿Te interesa Sabbatic? ¿Tienes dudas? ¿Hablamos? Contacta con el equipo de Sabbatic y te ayudaremos. Además, puedes consultar todas las opciones de Planes Sabbatic disponibles en nuestra sección de la web PRICING.

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