Blog

Cultura ‘paperless’: las ventajas de una oficina sin papeles en tiempos de COVID

Cuando se aborda un proceso de transformación digital uno de los aspectos a tener en cuenta es la eliminación de documentos en papel, lo que se conoce como paperless. Muchas empresas ya estaban desarrollando una cultura paperless y con la llegada del coronavirus pudieron adaptarse más fácilmente a los cambios que produjo la implantación del trabajo en remoto. Las ventajas de una oficina sin papeles en tiempos de COVID son muchas.

Si algo hemos aprendido de la pandemia es que no es seguro ni eficaz almacenar documentos importantes en papel en las oficinas. Existen las herramientas para revisar los procesos de gestión y es el momento de dar el paso definitivo a la transformación digital de las organizaciones. 

En situaciones como la que estamos viviendo, tener infraestructura técnica robusta y una gestión paperless son los dos elementos fundamentales para poder continuar con la actividad de manera normal. 

Por otro lado, la tendencia es que la oficina pase a ser más un punto de encuentro que un lugar de trabajo diario, incluso cuando pase la COVID. Por tanto, el sistema paperless se presenta casi como una obligación que facilite el desempeño del trabajo en remoto. 

Las empresas tienen que ofrecer un espacio de trabajo digital que cuente con herramientas de colaboración, comunicación y gestión flexibles, que puedan utilizarse en cualquier momento desde cualquier lugar. En este nuevo modelo de trabajo en remoto no es necesario el papel.

 

Beneficios del sistema paperless

Implantar el sistema paperless permite, más allá del ahorro de espacio evidente al deshacernos de pilas de archivadores:

  • Mayor seguridad: se puede tener controlada toda la documentación y saber quién accede a ella y cuándo.
  • Facilidad y eficiencia: se pueden firmar documentos electrónicamente desde cualquier dispositivo y lugar. Sin duda, esto es una clarísima ventaja respecto a manejar todo en papel dadas las circunstancias de teletrabajo.
  • Mayor productividad: los procesos de consulta y gestión son más ágiles cuando la documentación está digitalizada que en papel.
  • Optimizar recursos: evitamos costes de los procesos de impresión, envío postal, destrucción de documentos, entre otros.
  • Sostenibilidad: otra de las ventajas es la contribución medioambiental al reducir el consumo de papel. Las empresas con cultura paperless demuestran su compromiso y se posicionan como compañías ecofriendly.

Cómo tener una oficina sin papeles

Aunque los beneficios del paperless son evidentes y más en los tiempos que corren, su implantación requiere tiempo y sobre todo un compromiso real. Cuando las empresas se plantean cómo tener una oficina sin papeles, muchas aún son reacias a afrontar el reto que supone la digitalización y automatización de procesos, la resistencia al cambio suele ser grande.

Pero como estamos observando, con el panorama actual no hay alternativa y las ventajas de la cultura paperless, de tener una oficina sin papeles, son demasiado buenas como para no dar el paso. Es cuestión de encontrar el mejor sistema para la automatización y digitalización de los procesos y que facilite y optimice el trabajo de todas las personas de la compañía. 

Solo las organizaciones que sean ágiles, flexibles, que sepan renovarse cuando es necesario y tengan sepan adaptarse con rapidez a los cambios serán las que tengan éxito en el futuro.