TRIBECA ABOGADOS: innovación también en el proceso de gestión de gastos

TRIBECA ABOGADOS: innovación también en el proceso de gestión de gastos

Por: Paul San Sebastián

Descubre la experiencia de Tribeca Abogados que les ha permitido pasar de tickets archivados en carpetas a la gestión de gastos automática

Tribeca Abogados es un despacho de abogados que tiene su origen en una idea común madurada por sus socios a lo largo de sus años de experiencia en diversos despachos de gran tamaño. Persigue innovar el concepto tradicional del asesoramiento a empresas, apoyándose para ello en la disposición y excelencia de sus abogados.

En Tribeca, han apostado por innovar también en sus procesos internos y os traemos en este post el relato de esa transformación digital.

En Tribeca se guardaban todos los tickets en papel y cada usuario tenía que anotar a mano en los mismos, el asunto, concepto y forma pago. Estos tickets con toda esta información anotada, se entregaban a administración, donde se clasificaban y se tecleaba toda la información generando unas hojas Excel. Estas hojas Excel, se imprimían y se les cosían los tickets detrás para finalmente ser registrados en la contabilidad. Terminada la contabilización, esos documentos había que archivarlos y el volumen en papel de todo lo que se tenía que archivar y custodiar era muy considerable.

Con este sistema tradicional de gestión de gastos, el reto para Tribeca era conseguir mayor agilidad en la gestión de los gastos. Mejorar radicalmente la captura de datos, control, contabilización y custodia de los gastos y con ello, como nos lo cuenta Concepción Avellaned, responsable del área de Administración de Tribeca buscaban:

“Automatizar la gestión de los tickets de gastos tanto para los usuarios como para el departamento de Administración”

 

  • Qué oportunidad de mejora identificasteis en la empresa? 

“ Agilidad en la clasificación y custodia de los tickets.”

  • ¿Cómo conocisteis el servicio que ofrece Sabbatic? 

“Lo conocimos a través de un cliente que lo estaba utilizando.”

  • ¿Por qué elegisteis Sabbatic? ¿Qué lo diferencia de las otras alternativas valoradas por vosotros? 

“Estuvimos valorando otras aplicaciones, nos decidimos por Sabbatic porque era “full equiped”;  todas las funcionalidades incluidas sin compartimentar en niveles de módulos. Las funcionalidades pueden llegar a ser muy avanzadas y se adaptaban muy bien a nuestras necesidades y forma de registrar los gastos. Vimos enseguida que se trataba de una herramienta muy intuitiva con muchas posibilidades de parametrización, formato moderno, limpio y muy agradable visualmente.”

  • ¿Cómo fue la configuración inicial y puesta en marcha del servicio? 

"Muy buena. Toda la comunicación e interés mostrado por el equipo de soporte de Sabbatic fue muy buena. Resolvieron nuestras dudas muy rápidamente." 

  • ¿Cuánto tiempo y esfuerzo os llevo tenerlo en funcionamiento para todas las personas de la empresa? 

“Costó mucho menos de lo esperado, todos los usuarios se adaptaron rápidamente. El soporte de Sabbatic nos ayudó en la parametrización previa a la puesta en marcha.”

  • ¿Cómo han asimilado el cambio las personas en movilidad que digitalizan gastos?  ¿Cómo ha sido para las personas que supervisan y contabilizan los gastos? 

“Para el departamento de Administración ha supuesto una descarga, antes estábamos implicadas hasta 3 personas y cada una tenía su función. Ahora, todo está centralizado en una única persona a la que le llega toda la información de manera automática.”

  • ¿Cómo estáis incorporando la información digitalizada por Sabbatic en el sistema de información de vuestra empresa? 

“Lo tenemos todo en la nube accesible a través del Panel web de gestión de Sabbatic y además podemos descargar periódicamente toda la información que necesitamos”.

  • ¿Habéis tenido que hacer muchos cambios en los sistemas informáticos que ya estabais utilizando en la empresa?

“No ningún cambio. Se encuentra todo en la nube, nuestros informáticos no han tenido que hacer ninguna intervención.

  • ¿Cuáles han sido las mayores dificultades a lo largo del proceso, desde que identificasteis la oportunidad de mejora hasta el punto en el que ya estáis aprovechando nuestro servicio de digitalización automática? 

“Simplemente el hecho de familiarizarnos con el procedimiento de comprobación del estado de los tickets. Al principio, si algún gasto digitalizado resultaba rechazado, los usuarios no se percataban y les teníamos que avisar desde Administración.”

  • ¿Qué funcionalidades son las que más estáis aprovechando? ¿Por qué? 

“Parametrización de las etiquetas de clasificación, las relacionadas con los usuarios, diversos filtrados y también las opciones de exportación a Excel.”

  • ¿Cuáles son las ventajas que le veis a utilizar Sabbatic? ¿os está compensando el dinero invertido en el servicio?

“Nos está compensando, sí. Hemos conseguido el ahorro y la agilidad que buscábamos.

Es muy cómodo para capturar y clasificar los gastos en tiempo real y no hay que guardar papel. Aporta gran agilidad en el trabajo y manipulación de documentos en el departamento de administración. Se pueden enviar informes de gastos a clientes con tan sólo hacer un filtrado y exportarlo en los distintos formatos disponibles (Excel, pdf., etc.) de forma muy rápida.

Por ejemplo, antes de contratar Sabbatic, para atender a algunos clientes a los que se les tenían que enviar los justificantes de gastos, teníamos que escanearlos uno a uno y ahora, con Sabbatic, aplicamos un filtrado y se les envía un pdf. De esta manera, si quieren ver el ticket no tienen más que abrir el link. En el departamento de Administración ya no tenemos que rescatar tickets de las carpetas archivadoras ni tenemos que escanear más tickets.”

 

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