Descubre la experiencia de Tribeca Abogados que les ha permitido pasar de tickets archivados en carpetas a la gestión de gastos automática
Tribeca Abogados es un despacho de abogados que tiene su origen en una idea común madurada por sus socios a lo largo de sus años de experiencia en diversos despachos de gran tamaño. Persigue innovar el concepto tradicional del asesoramiento a empresas, apoyándose para ello en la disposición y excelencia de sus abogados.
En Tribeca, han apostado por innovar también en sus procesos internos y os traemos en este post el relato de esa transformación digital.
En Tribeca se guardaban todos los tickets en papel y cada usuario tenía que anotar a mano en los mismos, el asunto, concepto y forma pago. Estos tickets con toda esta información anotada, se entregaban a administración, donde se clasificaban y se tecleaba toda la información generando unas hojas Excel. Estas hojas Excel, se imprimían y se les cosían los tickets detrás para finalmente ser registrados en la contabilidad. Terminada la contabilización, esos documentos había que archivarlos y el volumen en papel de todo lo que se tenía que archivar y custodiar era muy considerable.
Con este sistema tradicional de gestión de gastos, el reto para Tribeca era conseguir mayor agilidad en la gestión de los gastos. Mejorar radicalmente la captura de datos, control, contabilización y custodia de los gastos y con ello, como nos lo cuenta Concepción Avellaned, responsable del área de Administración de Tribeca buscaban:
“Automatizar la gestión de los tickets de gastos tanto para los usuarios como para el departamento de Administración”
“ Agilidad en la clasificación y custodia de los tickets.”
“Lo conocimos a través de un cliente que lo estaba utilizando.”
“Estuvimos valorando otras aplicaciones, nos decidimos por Sabbatic porque era “full equiped”; todas las funcionalidades incluidas sin compartimentar en niveles de módulos. Las funcionalidades pueden llegar a ser muy avanzadas y se adaptaban muy bien a nuestras necesidades y forma de registrar los gastos. Vimos enseguida que se trataba de una herramienta muy intuitiva con muchas posibilidades de parametrización, formato moderno, limpio y muy agradable visualmente.”
"Muy buena. Toda la comunicación e interés mostrado por el equipo de soporte de Sabbatic fue muy buena. Resolvieron nuestras dudas muy rápidamente."
“Costó mucho menos de lo esperado, todos los usuarios se adaptaron rápidamente. El soporte de Sabbatic nos ayudó en la parametrización previa a la puesta en marcha.”
“Para el departamento de Administración ha supuesto una descarga, antes estábamos implicadas hasta 3 personas y cada una tenía su función. Ahora, todo está centralizado en una única persona a la que le llega toda la información de manera automática.”
“Lo tenemos todo en la nube accesible a través del Panel web de gestión de Sabbatic y además podemos descargar periódicamente toda la información que necesitamos”.
“No ningún cambio. Se encuentra todo en la nube, nuestros informáticos no han tenido que hacer ninguna intervención.
“Simplemente el hecho de familiarizarnos con el procedimiento de comprobación del estado de los tickets. Al principio, si algún gasto digitalizado resultaba rechazado, los usuarios no se percataban y les teníamos que avisar desde Administración.”
“Parametrización de las etiquetas de clasificación, las relacionadas con los usuarios, diversos filtrados y también las opciones de exportación a Excel.”
“Nos está compensando, sí. Hemos conseguido el ahorro y la agilidad que buscábamos.
Es muy cómodo para capturar y clasificar los gastos en tiempo real y no hay que guardar papel. Aporta gran agilidad en el trabajo y manipulación de documentos en el departamento de administración. Se pueden enviar informes de gastos a clientes con tan sólo hacer un filtrado y exportarlo en los distintos formatos disponibles (Excel, pdf., etc.) de forma muy rápida.
Por ejemplo, antes de contratar Sabbatic, para atender a algunos clientes a los que se les tenían que enviar los justificantes de gastos, teníamos que escanearlos uno a uno y ahora, con Sabbatic, aplicamos un filtrado y se les envía un pdf. De esta manera, si quieren ver el ticket no tienen más que abrir el link. En el departamento de Administración ya no tenemos que rescatar tickets de las carpetas archivadoras ni tenemos que escanear más tickets.”
¡¡¡¡ Embárcate en la Transformación Digital. Pásate al color verde automático de SABBATIC !!!
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