SARIKI: digitalización del proceso de gestión de las notas de gastos y cumplimiento del SII

SARIKI: digitalización del proceso de gestión de las notas de gastos y cumplimiento del SII

Por: Paul San Sebastián

“Ahora, nos resultaría impensable volver a la forma de trabajo anterior, a trabajar de nuevo con el papel y tecleando toda la información a mano”

Metrología Sariki es un proveedor integral de soluciones de medición dimensional con más de 30 años de experiencia en el mercado Español. Integrado dentro del Grupo Unceta, Sariki está especializado en la consultoría de sistemas de medición, suministro de equipos, formación de usuarios, soporte a clientes (asistencia técnica de hardware y de software), servicio de medición y en el diseño e implantación de proyectos de ingeniería de medición.

Conciben la metrología como herramienta para que las industrias mejoren sus procesos productivos y de esta manera puedan alcanzar mayores niveles de competitividad y afrontar nuevos retos. En esta labor, sus socios tecnológicos son multinacionales líderes del sector de la metrología de los que reciben todo su potencial tecnológico y know-how: Mitutoyo, Horst Witte, Solutionix, Vici Vision, Moden, Geomagic, Volume Graphics…

Se trata de una empresa que ha ido creciendo y reforzando su enfoque de atención al cliente y por eso, más de la mitad de sus trabajadores se desplazan habitualmente para dar servicio a clientes o por motivos comerciales.

 

El reto de automatizar la gestión de las notas de gasto y cumplir con el SII de Hacienda

A finales del año 2018 decidieron solucionar el problema de la gestión de los gastos de representación de sus trabajadores. Como indica Ion Urbieta, Director Financiero de SARIKI, “todos tenían que preocuparse de guardar los tickets, de realizar las notas de gasto, imprimirlas y hacerlas llegar junto a los tickets a la delegación correspondiente o a la central. Todo esto generaba un trabajo manual muy engorroso, pérdidas y retrasos que suponían un problema a nivel administrativo”.

Además, con la entrada en vigor del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) de Hacienda, surge la obligación de comunicar también, vía telemática, todas las facturas simplificadas o tickets de las notas de gasto (¿Listo para el IVA on line?). Si la empresa va a desgravar para el Impuesto de Sociedades todos esos gastos, está obligado a digitalizar y comunicar todos ellos. Por eso, una herramienta de digitalización automática de gastos que estuviera además homologada por Hacienda, resultaba imprescindible.

Un análisis a fondo de las soluciones disponibles en el mercado

Desde el principio en SARIKI fueron conscientes de que “la elección de un nuevo software es un tema muy serio y necesitábamos una metodología que nos garantizara el éxito en la decisión. Entre las diferentes áreas de la empresa implicadas en este proceso de gestión de gastos de viaje, se establecieron una serie de requerimientos funcionales, técnicos, económicos y de proveedor que se pudieran medir de una forma objetiva. Se le dió un peso específico a cada uno, valorándolos para poder hacer la comparativa”.

Del análisis de las tres principales propuestas disponibles en el mercado, Sabbatic fue finalmente la mejor valorada destacando principalmente las siguientes características:

  • Fiabilidad de la digitalización: realizaron un test con 20 tickets de prueba en cada una de las aplicaciones comprobando que la digitalización de Sabbatic era más rápida y fiable.
  • Trato directo y cercano.
  • Facilidad de integrar la información digitalizada por Sabbatic en el ERP de la empresa.
  • La solución más asequible económicamente: todo el mundo se lo instala en la empresa como herramienta corporativa porque se paga por uso y no por usuario registrado.

Puedes ver el testimonio completo de Ion Urbieta (Departamento Financiero) y Borja Gárate (Gerente) de la empresa SARIKI:

La automatización de Sabbatic compensa y sería impensable volver atrás

Toda la integración de Sabbatic en el ERP de la empresa se ha llevado a cabo en menos de 2 semanas y actualmente tienen todo automatizado hasta los asientos contables.

Además, de manera sencilla, desde el Panel web de gestión de Sabbatic, pueden controlar los saldos pendientes con cada trabajador y generar automáticamente las liquidaciones correspondientes.

Ion Urbieta indica que “no solo hemos automatizado la generación de las notas de gasto sino que también ha facilitado mucho el trabajo posterior en el área de Administración. Por ejemplo, ahora de manera sencilla, desde el Panel web de gestión de Sabbatic, controlamos los saldos pendientes con cada trabajador y generamos automáticamente las liquidaciones correspondientes. También nos ha ayudado para conciliar automáticamente los movimientos bancarios de las tarjetas de crédito con los gastos digitalizados de cada trabajador”.

En opinión de Ion Urbieta, “el coste que supone Sabbatic estimamos que es razonable y los beneficios obtenidos son múltiples. El retorno de la inversión es claro”.

Las personas que habitualmente viajan y deben hacer sus notas de gastos se han dirigido a la dirección de la empresa para agradecer el cambio. “Ahora, nos resultaría impensable volver a la forma de trabajo anterior, a trabajar de nuevo con el papel y tecleando toda la información a mano”.

 

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