Notas de gastos automáticas y supervisión digital on line

Notas de gastos automáticas y supervisión digital on line

Por: Paul San Sebastián

Pásate a las notas de gastos automáticas y a la supervisión digital on line y olvídate de tickets e informes en papel

 

¿Cómo completo las notas de gastos?

Notas de gastos automáticas

El día a día con Sabbatic en tu empresa es muy sencillo, puesto que simplemente tendréis que ir tomando fotos con nuestra app a los justificantes de los gastos profesionales en los que vayáis incurriendo (tickets y facturas), o dar de alta los gastos de Kilometrajes, Dietas, etc.. Para cada nuevo gasto que deis de alta, la app os pedirá clasificarlo con las Etiquetas configuradas para vuestra empresa o para cada grupo de personas dentro de la empresa (concepto de gasto, centro de coste, cliente, forma de pago, etc.).

También podrás añadir en Sabbatic junto al resto de gastos digitalizados, aquellos justificantes de gasto (tickets y facturas) que en origen el proveedor te los haya enviado en formato digital. Basta con que los subas directamente desde tu ordenador a tu Panel web de gestión de Sabbatic.

Todos los gastos digitalizados irán completando automáticamente la nota de gastos digital con toda la información contable extraída automáticamente y las etiquetas de clasificación asignadas a cada gasto. Sin necesidad de teclear los datos a mano y prescindiendo de informes y justificantes de gasto en papel.

 

¿Quién tiene acceso a las notas de gastos?

Visibilidad de las notas de gasto según el perfil de usuario en Sabbatic

Puedes utilizar sabbatic con distintos perfiles de usuario que otorgan distintos niveles de acceso a la información de gastos digitalizada:

  • Usuario que digitaliza gastos: puede digitalizar gastos desde la app móvil y consultar sus notas de gasto desde el propio móvil o desde su Panel web de gestión de Sabbatic.

  • Responsable de equipo: puede digitalizar sus propios gastos desde la app, pero además de poder consultar sus propios gastos (vía móvil y web) puede también desde el panel web, supervisar, aprobar y rechazar las notas de gastos de todas las personas que están bajo su responsabilidad.

  • Administrador de Sabbatic en la empresa: puede digitalizar gastos desde la app, pero además de poder consultar sus propios gastos (vía móvil y web) puede también desde su Panel web de gestión de Sabbatic, supervisar, confirmar y rechazar las notas de gastos de todas las personas de la empresa. Este perfil Administrador, es además, quien tiene permisos para configurar Sabbatic en la empresa (altas y bajas de usuarios y grupos de usuarios,  etiquetas de clasificación, tipos de gastos, flujo de aprobación, gestión de divisas, cobros y pagos, etc.).

El sistema de configuración de Sabbatic es muy flexible y permite que una misma persona pueda tener diferentes perfiles en función de los grupos de usuarios a los que pertenece y también en función a las diferentes empresas filiales en las que actúe dentro de un grupo empresarial. De esta forma, por ejemplo, una misma persona puede tener perfil de Responsable de grupo para un grupo de usuarios concreto (por ejemplo “Departamento A”) y sin embargo ser Usuario digitalizador para otro grupo distinto (por ejemplo “Departamento B”). En cada caso, tendrá acceso a la información que le corresponda por el perfil definido.  

 

¿Cómo puedo acceder rápidamente a las notas de gastos que debo supervisar habitualmente?

Avisos automáticos y accesos directos (filtros guardados) a las notas de gasto

Sabbatic cuenta con un sistema de avisos automáticos que sirven para alertar a los responsables de supervisar los gastos sobre una nueva nota de gastos con gastos pendientes de aprobar o confirmar. Habitualmente los utilizan:

  • Los responsables de equipo para acordarse de revisar las notas de gasto pendientes de revisar y cumplir así en los plazos que marque la política de gastos de la empresa. Los usuarios cuyos gastos han sido aprobados pueden ser avisados también a través de los avisos automáticos.

  • La persona con perfil de administrador de Sabbatic en la empresa para estar al tanto de las notas de gasto ya aceptadas por los responsables pero que estén todavía pendientes de confirmar y contabilizar, cumpliendo así en plazo con la política de gastos de la empresa y con las obligaciones fiscales. Tanto los responsables de equipo que han aprobado los gastos como los usuarios que los han digitalizado pueden ser también avisados de la confirmación.

Además de poder acceder a las notas de gasto por medio de estos emails de aviso, se puede acceder también por medio de los accesos directos (filtros guardados) del Panel web de gestión. Los avisos automáticos se configuran a la hora de configurar los accesos directos (filtros guardados) a las notas de gastos y los puede configurar cualquier usuario en el Panel web de gestión sobre la base de los gastos que puede visualizar en su Panel web de gestión.

 

¿Cómo se supervisan y contabilizan las notas de gastos?

Supervisión, aprobación y contabilización automática de los gastos

Con Sabbatic podrás utilizar la funcionalidad de Flujo de aprobación de gastos para que los responsables de supervisar los gastos puedan aprobarlos o rechazarlos desde cualquier lugar (con acceso a Internet) y sin necesidad de acumular justificantes ni informes en papel.

Sabbatic permite dos niveles de supervisión de gastos:

  • Responsables de equipo: pueden visualizar las notas de gasto de los miembros de su equipo y aprobar o rechazar sus notas de gastos (de uno en uno o en su conjunto).

  • Administrador de Sabbatic en la empresa: habitualmente es el área Financiero/Administración que supervisa todas las notas de gasto aprobadas previamente por los Responsables de equipo. Podrán rechazar o confirmar estos gastos y automatizar su contabilización (con toda la información necesaria para cumplir con el SII).

Finalmente, además de poder exportar toda la información digitalizada por Sabbatic (CSV, XML, Excel) para luego importarla en el sistema de información de tu empresa, Sabbatic cuenta también con una API RESTful que permite automatizar la comunicación de la información necesaria entre Sabbatic y el sistema de información de tu empresa para que puedas automatizar la contabilización de los gastos digitalizados.

 

¡¡¡¡ Embárcate en la Transformación Digital. Pásate al color verde automático de SABBATIC !!!

Actívalo y configúralo en 1 día:

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