¿El justificante que estoy digitalizando es un ticket o factura legítimo para Hacienda?

¿El justificante que estoy digitalizando es un ticket o factura legítimo para Hacienda?

Por: Arkaitz Bastida Vidal

La plataforma SABBATIC está homologada por Hacienda como medio para generar y custodiar una copia digital legalmente válida de cualquier ticket o factura original que en origen se haya generado en papel pero, ¿qué es un justificante legítimo?

1. Cualquier justificante, por el mero hecho de ser fotografiado con Sabbatic, no queda automáticamente 'homologado' ante Hacienda

La validez legal ante Hacienda de la copia digital es equivalente al original en papel, pero no mayor. De la misma manera que Hacienda no acepta cualquier documento en papel como justificativo de un cobro o pago, la copia digital custodiada en SABBATIC de un gasto cuyo original en papel Hacienda no aceptaría tampoco será aceptado ante cualquier inspección. La plataforma SABBATIC está homologada como medio para generar una copia digital legalmente válida de cualquier ticket o factura legítima que en origen se haya generado en papel.

2. Ejemplos de tickets/facturas válidos y otros justificantes que no lo son

Documento válido ante hacienda

Este ticket del ejemplo sí contiene todos los datos para ser considerado como válido ante Hacienda: Identifica al emisor del mismo y detalla tanto la fecha como la información del importe total y de los impuestos aplicados.

La fotografía realizada con Sabbatic de este justificante, con la nitidez suficiente para ser leído y cuyo encuadre muestra todos los datos, reúne todos los requisitos para una correcta digitalización certificada.

Sin embargo, existen otros justificantes que se parecen a un ticket o factura pero no lo son ante Hacienda (multas, copias de recibo de la tarjeta de crédito...). La diferencia es que a estos últimos les faltan datos imprescindibles:

Documento no válido ante hacienda

El justificante de este otro ejemplo no se trata de un ticket válido ante Hacienda:

  • Indica que es una copia de recibo (de un pago realizado con tarjeta de crédito/débito).
  • Hace referencia a la entidad bancaria y a la red de cajeros/tarjetas que hacen posible el pago, pero se nota que no es un documento emitido en nombre del establecimiento.
  • Los datos del establecimiento son incompletos, puestos que la denominación puede no ser la oficial y además no contiene el NIF.

Junto con este justificante, habremos recibido otro que sí contiene todos los datos y que se tratará probablemente de un ticket/factura válido. Ese otro es el que debemos digitalizar.

3. ¿Qué características debe cumplir un justificante para ser aceptado por Hacienda?

La Agencia Tributaria establece que únicamente los justificantes que contienen ciertos datos de la compraventa pueden ser considerados como 'facturas' o como 'facturas simplificadas' (la denominación oficial de los 'tickets' actualmente es 'factura simplificada'). Deben incluir el NIF y Denominación del emisor del justificante, la Fecha e Importe de la transacción y la mención del I.V.A. Además, en el caso de las facturas debe mostrar el NIF y Denominación del receptor de la factura (el cliente), el Número de factura y el desglose del I.V.A. con Base(s) Imponible(s), % y cuantía de cada tramo de I.V.A.

4. ¿Cómo funciona la digitalización certificada y la custodia de Sabbatic?

El proceso de digitalización de Sabbatic cumple con todas las exigencias que las Haciendas imponen para sustituir el papel por la copia digitalizada a través de la app Sabbatic, y así lo reconocen las homologaciones de la AEAT y de las distintas Haciendas Forales con las que Sabbatic cuenta.

Este proceso es válido para sustituir facturas (simplificadas o completas) originales de cualquier parte del mundo, que vayan a incorporarse a la contabilidad a presentar ante autoridades fiscales de la AEAT o de las Haciendas Forales.

Sabbatic digitaliza de manera certificada y custodia una copia de la siguiente información:

  • Imagen del justificante: la imagen original tomada desde la app móvil Sabbatic se incorpora en un PDF que incluye además, la firma electrónica de Sabbatic y los códigos de autorización de la AEAT y Haciendas Forales.
  • Datos extraídos del justificante: los datos del justificante digitalizados se incorporan a un archivo de datos junto al resto de datos de los justificantes del mes en vigor, y dicho archivo conjunto de datos se sella electrónicamente el día 21 del mes siguiente para garantizar su custodia.

Sabbatic se ocupa también de la custodia legal de las facturas y tickets que se digitalicen a través de nuestra aplicación. Para ello, Sabbatic cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria española y también de las Agencias Tributarias Forales. Sabbatic resulta de gran ayuda porque la Agencia Tributaria exige garantizar al obligado:

  • La autenticidad del origen, integridad y legibilidad del contenido de los justificantes: Hacienda exige que los diferentes documentos conserven la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad y, a menudo, en el caso de muchos de los comprobantes de facturas simplificadas o tickets, esto suele resultar prácticamente imposible porque están impresos en papel térmico que pierde la tinta y al cabo de unos pocos meses se convierten en ilegibles. Con Sabbatic, el gasto digitalizado de manera certificada sustituye al original en papel con todas las garantías legales y asegurando la autenticidad, integridad y legibilidad del contenido.
  • Acceso a los justificantes: además, la Administración Tributaria también exige que el acceso a los justificantes por parte de Hacienda sea sin demora, salvo causa debidamente justificada. En los casos en los que los justificantes no han sido digitalizados resulta muy costoso tener que localizar uno a uno en el archivo los gastos requeridos por Hacienda y generalmente se deben fotocopiar o escanear para seguir manteniendo una copia de lo enviado. En este sentido, Sabbatic permite que el acceso a los gastos sea inmediato y a un solo click. De hecho, ante una solicitud de información de la Agencia Tributaria, las empresas que tienen contratado nuestro servicio, podrán solicitar a Sabbatic habilitar el acceso a los justificantes digitales en cuestión para Hacienda. Tan sencillo como esto.

5. Recomendaciones si nos encontramos con un justificante que no cumple con los datos mínimos

Para evitar problemas futuros, desde Sabbatic sugerimos pedir al establecimiento un ticket o factura completo con todos los datos exigibles. La petición de factura puede realizarse al momento o unos días después (el establecimiento tiene obligación de emitirla si se le solicita) de la compraventa.

¿Te interesa la digitalización certificada de Sabbatic? ¿Tienes dudas? ¿Hablamos? Contacta con el equipo de Sabbatic y te ayudaremos. Además, puedes consultar todas las funcionalidades disponibles para cada uno de los Planes SABBATIC en nuestra sección de la web PRICING.

Etiquetas:


Quizás pueda interesarte...

Tres maneras diferentes para digitalizar tus justificantes de gasto

12.12.19

Tres maneras diferentes para digitalizar tus justificantes de gasto

Sabbatic ayuda mejor que nadie en el día a día a las personas que por motivos profesionales reciben tickets y facturas de todo tipo y por todo el...

Funcionalidades para empresas con actividad por el mundo

14.11.19

Funcionalidades para empresas con actividad por el mundo

Sabbatic cuenta con un conjunto de funcionalidades que ayudan a simplificar radicalmente la gestión de gastos a las empresas con actividad en el...