DONOSTIA KULTURA: digitalización y contabilización automática de facturas

DONOSTIA KULTURA: digitalización y contabilización automática de facturas

Por: Paul San Sebastián

Sabbatic Oficina resuelve la digitalización de las facturas de manera automática con una nueva tecnología que evita costosas licencias anuales, gastos de implantación y formación

Donostia Kultura es una Entidad Pública Empresarial que tiene por objetivo situar la cultura como uno de los principales activos de desarrollo y proyección de San Sebastián. Gestiona diversos equipamientos y servicios municipales, además de programar en todas las disciplinas culturales, organizar festivales y, sobre todo, promover nuevas plataformas culturales en la ciudad, aunando las iniciativas públicas y las privadas. En la actualidad, por el volumen de actividad que gestiona a lo largo de un año, se trata de una de las mayores entidades en este ámbito de toda Europa.

Para poder proporcionar este servicio, Donostia Kultura gestiona 18 centros, desde infraestructuras emblemáticas como el Museo San Telmo y el Teatro Victoria Eugenia, a toda una red centros de proximidad y bibliotecas y cuenta además con un equipo de un total 220 personas trabajando en áreas como: Teatro y Danza, Centros Culturales, Arte y Exposiciones, Audiovisual, Fiestas, Música, Servicio Bibliotecario y Literatura... además de dos unidades transversales encargadas tanto de la Gestión y Recursos Humanos, como de la Comunicación e Imagen integral de la entidad.

Debido a este gran volumen de actividad y de sedes, la gestión de los justificantes de gasto era un problema para la unidad central de gestión de Donostia Kultura:

  • Tiempo perdido cotejando y tecleando los datos de las facturas: el gran volumen de facturas que quitan muchísimo tiempo a varias personas de la unidad central de administración para introducir manualmente los datos en el software de gestión, cotejarlos y contabilizarlos.
  • Trasiego de documentos originales desde las distintas sedes de la ciudad a la unidad central de gestión: tiempo dedicado y coste en el envío de los documentos originales desde cada sede a la central.
  • Gestión del archivo de justificantes originales en papel: cada vez mayor espacio y tiempo dedicado al archivo de justificantes en papel con las dificultades que ello supone para tener acceso rápido y ordenado al mismo.

Desde el área económico financiero, su responsable David Feijoo indicaba adicionalmente que era necesario que la solución a esta problemática también cumpliera con los siguientes requisitos:

  • Proceso de cambio fácil y rápido: tiene que ser sencillo de implementar, fácil de usar y debe funcionar bien a la primera (no podremos darle una segunda oportunidad). Los beneficios de implantarlo deben ser claros y además se deben conseguir fácilmente porque como en cualquier organización las resistencias al cambio son una dificultad añadida.
  • Sin necesidad de mapear las facturas de todos los proveedores: conocemos otras soluciones de digitalización a las que hay que hay que dedicar mucho tiempo para entrenar mapeando todas las facturas de los proveedores habituales. Estas soluciones además no funcionan cuando llega una factura de un proveedor nuevo, cosa que es muy habitual en nuestro caso.
  • Presupuesto limitado: las soluciones de digitalización que habíamos consultado tienen unos costes por licencia anual y mantenimiento del software muy elevados y además, en la mayoría de casos, el proyecto de puesta en marcha tiene también un coste adicional muy alto. No nos lo podíamos permitir.

Finalmente en Donostia Kultura optaron por Sabbatic Oficina. Nos lo cuenta David Feijoo en este vídeo: 

Con Sabbatic Oficina han conseguido los siguientes resultados:

Ahorro de tiempo:

  • gestión más eficiente: evitan la necesidad de teclear los datos de los justificantes y cotejarlos y así ahorran ese tiempo que dedicaban a tareas de poco valor añadido
  • la contabilización de esos gastos se ha automatizado

Reduce gastos:

  • evitamos el tiempo y espacio dedicado a archivar los justificantes originales en pape. El proceso de digitalización certificada de Sabbatic cumple con todas las exigencias que la AEAT y las distintas Haciendas Forales imponen para sustituir el papel por la copia digitalizada.
  • hemos eliminado los gastos de envío de los justificantes originales entre las distintas sedes

Implementación rápida y sencillo de usar:

  • hemos conseguido una integración sencilla con el software de gestión que teníamos a través de la API RESTful de Sabbatic
  • está resultando muy sencillo de usar
  • no hemos tenido necesidad de entrenar manualmente al software (cargar y mapear cada nuevo proveedor,...)
  • además, el servicio de apoyo de Sabbatic resulta de mucha ayuda ante cualquier imprevisto

0€ de inversión inicial necesaria:

  • sin inversión en infraestructura
  • sin proyectos costosos de implementación
  • sin costes de alta
  • sin licencias anuales
  • sin gastos de actualización ni mantenimiento del software porque se trata de una solución en la nube que está actualizado en tiempo real y se paga solo por uso

 

¿Te interesa Sabbatic Oficina? ¿Tienes dudas? ¿Hablamos? Contacta con el equipo de Sabbatic y te ayudaremos. Además, puedes consultar todas las opciones de bonos prepago disponibles en nuestra sección de la web PRICING.

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