Custodia legal de los justificantes digitalizados con Sabbatic

Custodia legal de los justificantes digitalizados con Sabbatic

Por: Oier Marigil

Qué guardar, cómo guardarlo, durante cuánto tiempo hacerlo, así como quién puede y quién no puede tener acceso a los documentos, son preguntas frecuentes en las empresas

El tema de la custodia legal de documentos suele proporcionar frecuentes dolores de cabeza a los responsables de los departamentos de administración de las empresas. Qué guardar, cómo guardarlo y durante cuánto tiempo hacerlo son preguntas frecuentes, así como quién puede y quién no puede tener acceso a determinados documentos y durante cuánto tiempo deben estar estos convenientemente archivados y disponibles para su consulta.

Nuestra herramienta de digitalización y gestión de gastos Sabbatic se ocupa también de la custodia legal de las facturas y tickets que se digitalicen a través de la misma. Para ello, Sabbatic cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria española y también de las Agencias Tributarias Forales.

Autenticidad del origen, integridad y legibilidad del contenido

Nuestra solución resulta de gran ayuda porque la Agencia Tributaria exige garantizar al obligado que los diferentes documentos conserven la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad y, a menudo, en el caso de muchos de los comprobantes de facturas simplificadas o tickets, esto suele resultar prácticamente imposible porque están impresos en papel térmico que pierde la tinta y al cabo de unos pocos meses se convierten en ilegibles. Habitualmente, en las empresas, esta situación se resuelve con costosos procesos de fotocopiado de los tickets originales para poder garantizar la legibilidad de los originales.

Con Sabbatic, el gasto digitalizado de manera certificada sustituye al original en papel con todas las garantías legales y asegurando la autenticidad, integridad y legibilidad del contenido. Esto permite a las empresas deshacerse de los justificantes originales en papel y liberar armarios y cajones con total tranquilidad. Sabbatic digitaliza de manera certificada y custodia una copia de las imágenes y datos extraídos de los justificantes digitalizados. La imagen original tomada desde la app móvil o escaneada desde la solución Sabbatic Oficina y los datos extraídos del justificante se incorporan a un archivo de datos junto al resto de justificantes digitalizados del mes en vigor, y dicho archivo conjunto de datos se sella electrónicamente el día 21 del mes siguiente para garantizar su custodia.

Acceso a los justificantes

Además, la Administración Tributaria también exige que el acceso a los justificantes por parte de Hacienda sea sin demora, salvo causa debidamente justificada. En los casos en los que los justificantes no han sido digitalizados resulta muy costoso tener que localizar uno a uno en el archivo los gastos requeridos por Hacienda y generalmente se deben fotocopiar o escanear para seguir manteniendo una copia de lo enviado. En este sentido, la digitalización de Sabbatic permite que el acceso a los gastos sea inmediato y a un solo click. De hecho, ante una solicitud de información de la Agencia Tributaria, las empresas que tienen contratado nuestro servicio, podrán solicitar a Sabbatic habilitar el acceso a los justificantes digitales en cuestión para Hacienda. Tan sencillo como esto.

Plazo de custodia de los justificantes

Una vez aclarado el tema del archivo y acceso a los justificantes, la pregunta suele ser ¿por cuánto tiempo deben guardarse estos documentos digitalizados? La Agencia Tributaria nos responde esto:

El artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, establece para los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributaria y el artículo 165.Uno de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido, establece que dichos documentos deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto.

Lo cual tampoco aclara del todo nuestras dudas porqué ahora nos preguntamos ¿cuál es el plazo de prescripción del impuesto?

Distintas fuentes consultadas, así como la Ley General Tributaria hablan de un plazo de 4 años que empezaría a contar a partir de la finalización del plazo de presentación a Hacienda de la declaración. Lo cual nos llevaría al conocido plazo de 5 años de custodia legal de documento, aplicable tanto para los tickets o facturas simplificadas como para cualquier factura emitida o recibida por la empresa.

Este es un tema especialmente complicado para las empresas ya que cualquier aspecto relacionado con Hacienda y con la información que la Agencia Tributaria nos pueda reclamar en un determinado momento es información altamente sensible.

A través de la herramienta de digitalización y gestión de gastos de Sabbatic las empresas pueden olvidarse del archivo de los justificantes originales en papel ya que Sabbatic los digitaliza de manera certificada y los custodia con total garantía durante los plazos legalmente establecidos.

 

¿Te interesa esta funcionalidad? ¿Tienes dudas? ¿Hablamos? Contacta con el equipo de Sabbatic y te ayudaremos. Además, puedes consultar todas las funcionalidades disponibles para cada uno de los Planes SABBATIC en nuestra sección de la web PRICING.

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