Contabilización automática

05.09.19

Contabilización automática

Por: Paul San Sebastián

Todos los gastos digitalizados con Sabbatic pueden llevarse a la contabilidad de la empresa de manera automatizada si se incluyen las cuentas contables en la configuración

A la hora de configurar para cada empresa las etiquetas de clasificación analítica que acompañan a los gastos digitalizados, habitualmente suelen habilitarse aquellas que desde el departamento de Finanzas/Administración se consideran importantes de cara a poder analizar después los gastos de manera agregada. 

La información que Sabbatic puede generar a partir de de los datos agregados por etiquetas, puede resultar de gran interés en la empresa para tener información en tiempo real. Por ejemplo para la red comercial o equipos de atención al cliente (coste de las visitas por cliente, presupuesto anual consumido, gasto por cada país, etc.), para responsables de equipos de trabajo (coste realizado por proyecto, etc.) y también en general para las áreas de Administración/Finanzas y Dirección general.

Algunas de las etiquetas de clasificación analítica habituales entre las empresas que utilizan nuestro sistema de digitalización y gestión automática de gastos suelen ser:

  • Concepto de gasto: comidas, alojamientos, parking, etc.

  • Forma de pago: tarjeta, efectivo, anticipo, etc.

  • Departamento: comercial, mantenimiento, producción, etc.

  • Proyecto: Proyecto 1, Proyecto 2, etc.

Estas etiquetas, cuando se muestran en la aplicación para que el usuario los elija a la hora de digitalizar un nuevo gasto, se muestran como opciones de un menú de acuerdo con el nombre que se la ha asignado:

Al configurar estas etiquetas, cada una de ellas tiene un campo de información adicional personalizable para cada empresa. Esto permite poder asignar por ejemplo a cada etiqueta las cuentas del debe o del haber que le corresponda en la contabilidad de la empresa.

Adicionalmente, a la hora de digitalizar cada gasto, se le añaden los datos que identifican al trabajador que lo ha realizado. Sabbatic cuenta hasta con 2 campos para añadir distintos valores identificativos de cada trabajador (además del id unívoco que le asigna Sabbatic automáticamente a cada usuario). Estos campos pueden utilizarse para añadir el identificador de la empresa para ese trabajador, el centro de coste o departamento al que pertenece, la cuenta contable del haber que le corresponda, etc.. La persona con permisos de Administrador de Sabbatic en la empresa puede completar estos campos en el perfil de cada usuario (o lo hacemos automáticamente desde Sabbatic en batch para las altas de múltiples usuarios).

Así, tanto a través de las etiquetas de clasificación analítica como a través del propio perfil del autor de los gastos, toda la información de las cuentas contables puede viajar a los sistemas de información de la empresa, siendo este paso automático e invisible para los usuarios que digitalizan los gastos en el día a día.

Para integrar esta información junto al resto de información de cada gasto y poder así automatizar los asientos contables, Sabbatic cuenta con dos opciones:

  • Exportándo la información digitalizada en formato CSV, XML o Excel: toda la información de los gastos digitalizados con Sabbatic la puedes consultar y descargar de manera cómoda desde el Panel web de gestión. Se gestiona en distintos formatos posibles para que después puedas importarlo desde tu ERP o software de contabilidad. Te contamos paso a paso cómo se hace aquí.

  • Integrando automáticamente en tu software la información digitalizada por Sabbatic a través de nuestra API: Puedes integrar la información digitalizada por Sabbatic de manera automática a través de nuestra API RESTful. Sabbatic puede integrarse y comunicarse de una manera sencilla con el ERP que ya estéis utilizando en la empresa. Te contamos cómo funciona aquí.

 

¿Te interesa esta funcionalidad? ¿Tienes dudas? ¿Hablamos? Contacta con el equipo de Sabbatic y te ayudaremos. Además, puedes consultar todas las funcionalidades disponibles para cada uno de los Planes SABBATIC en nuestra sección de la web PRICING.

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