BERDIN GRUPO: con Sabbatic la gestión y contabilización de los gastos es digital, mucho más sencilla y rápida

BERDIN GRUPO: con Sabbatic la gestión y contabilización de los gastos es digital, mucho más sencilla y rápida

Por: Paul San Sebastián

“Superado el miedo al cambio, todo ha sido muy fácil y rápido. Ya no tenemos montañas de tickets doblados, ni retrasos al reportarlos ni al contabilizarlos.”

Berdin Grupo es un grupo empresarial dedicado a la distribución de material eléctrico y electrónico, con casi 40 años de andadura y con presencia en toda España. Trabajan diferentes áreas de negocio: automatización industrial, instalaciones eléctricas, iluminación  y domótica, telecomunicaciones, seguridad y supervisión y energía y potencia.

Cuentan con un catálogo con más de 30.000 referencias. Aportan a sus clientes soluciones tecnológicas innovadoras y pioneras acompañado de un asesoramiento técnico y profesional cercano y eficiente.

Para la gestión de gastos de viajes contaban con una herramienta que exigía introducir a mano los datos de los gastos, imprimir informes de gastos en papel y guardar los justificantes de gastos originales de papel. Un proceso muy engorroso tanto para los comerciales que generan los gastos de viaje,  que debían teclear los datos y guardar los justificantes como para Administración que debía cotejar toda la información y ordenar y archivar todos los justificantes de papel.

Los gastos que tenían cada empleado los introducía cuando podía, tenían casos de empleados que tardaban hasta más de 2 meses en meterlos, generando retrasos en su gestión y una pérdida de información sobre los tickets de gasto en los que ya habían incurrido.

Como nos indica Xabier Ostolaza, Director Gerente de Berdin Grupo, el reto que tenían era “rebajar tanto el tiempo de introducción del dato como el tiempo de contabilizarlo. Además la limpieza a la hora de guardar toda esta información en la nube”

  • ¿Cómo conocisteis Sabbatic y por qué lo elegisteis?

“Conocimos Sabbatic a través de un programa de tecnología de TVE1 en el que explicaban cómo funcionaba y el potencial que tenía para digitalizar y mejorar el proceso de gestión de gastos. Nos gustó mucho la solución y decidimos contratarlo.”

  • ¿Cómo fue la configuración inicial y puesta en marcha del servicio?

“Yo me he encargado personalmente de la puesta en marcha de Sabbatic en Berdin Grupo, primero en dos delegaciones, después en otras tres más para que así, en 4 meses, pudiéramos llegar a todas las delegaciones que tenemos en Berdin Grupo.”

  • ¿Cuánto tiempo y esfuerzo os llevo tenerlo en funcionamiento para todas las personas de la empresa?

“Aunque técnicamente la solución está preparada para poder implantarla en unos pocos días, nuestra decisión fue hacer una implantación gradual empezando primero por unas delegaciones para ampliar la implantación después a las otras delegaciones. Más o menos en 4 meses hemos podido poner a todos en marcha.”

  • ¿Cómo han asimilado el cambio las personas en movilidad que digitalizan gastos?

“Bien sin ningún problema, creo que es bastante fácil y lógico de usar. Los comerciales están muy contentos porque las notas de gasto se hacen automáticamente y la contabilización es mucho más sencilla ahora."

  • ¿Cómo ha sido para las personas que supervisan y contabilizan los gastos?

“Por ahora el que las superviso soy yo mismo puesto que quiero ver personalmente que la gente lo esté haciendo bien, en breve lo dejaré en manos de RRHH.  La contabilización ha sido mucho más sencillo de lo que hacían antes, no tienen 1000 tickets todos los meses doblados, rotos, torcidos, sucios……”

  • ¿Cómo estáis incorporando la información digitalizada por Sabbatic en el sistema de información de vuestra empresa?

“En una primera fase estamos exportando la información digitalizada en un formato excel diseñado por Sabbatic a medida para nosotros y en contabilidad lo meten directamente en el ERP. En una segunda fase vamos a digitalizar este proceso de modo que se conecte Sabbatic con nuestro ERP.”

  • ¿Habéis tenido que hacer muchos cambios en los sistemas informáticos que ya estabais utilizando en la empresa?

“Por ahora ninguno”

  • ¿Cuáles son las ventajas que le veis a utilizar Sabbatic?

“Inmediatez por parte de las personas del Departamento comercial al meter el gasto en Sabbatic, facilidad a la hora de meterlo, claridad en los tickets al estar digitalizados…”

  • ¿Os está compensando el dinero invertido en el servicio?

“Sin duda alguna, nos estamos ahorrando mucho tiempo en tickets olvidados, borrados, gastos que no llegaban hasta dos o tres meses más tarde….  Ahora todos los gastos que metemos los comerciales están al día.”

  • ¿Cuáles han sido las mayores dificultades a lo largo del proceso, desde que identificasteis la oportunidad de mejora hasta el punto en el que ya estáis aprovechando nuestro servicio de digitalización automática?

“Los problemas más serios que tenemos en las empresas es el miedo al cambio. En este caso como el cambio ha sido muy fácil y rápido los comerciales están muy contentos, puesto que se han dado cuenta que mejora mucho el momento de la introducción del dato.”

  • Si tuvieras que dar un consejo a alguna empresa que se encuentra con el mismo reto al que os habéis enfrentado vosotros, ¿cuál sería?

“Que se lance cuanto antes. En las empresas tenemos que ir digitalizando procesos y este, que además es muy engorroso, es uno de ellos.”

 

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