Optimizar el control de los tickets de gasto es beneficioso tanto para los empleados como para la empresa

14.06.18

Optimizar el control de los tickets de gasto es beneficioso tanto para los empleados como para la empresa

Por: Oier Marigil

Las empresas gastan una gran cantidad de tiempo y esfuerzo todos los meses en controlar los gastos que realizan sus comerciales en el ejercicio de su trabajo

Una empresa que tiene actividad comercial fuera de sus oficinas, ya sea una pyme o una multinacional gasta una gran cantidad de tiempo y esfuerzo todos los meses en controlar los gastos que realizan sus comerciales en el ejercicio de su trabajo.

Muchas empresas optan por establecer un canon fijo por dieta, kilometraje, pernoctación etc., con el fin de evitar el esfuerzo administrativo y contable que supone el control de estos gastos.

Este sistema presenta numerosos puntos débiles:

  • Por un lado es fuente habitual de insatisfacción por parte de los empleados que en ocasiones deben pagar de su bolsillo el sobrecoste que pueda surgir.
  • Por otro lado, este sistema hace prácticamente imposible recuperar el IVA de los gastos efectuados por lo que salvo la comodidad administrativa, tiene pocas ventajas para la empresa y para los empleados.

Otras empresas optan por permitir que el empleado haga los gastos que necesite y que justifique a final de mes presentando los distintos tickets. Esta nota de gasto deberá ser cotejada y aprobada por la persona encargada de la supervisión. Este sistema también flaquea por diferentes puntos.

  • El empleado pierde en ocasiones tickets por lo que algunos gastos se quedan sin justificar y finalmente no le son reembolsados.
  • A menudo, el empleado, adelanta los gastos de su propio dinero y debe esperar a final de mes para recuperar el importe adelantado.
  • La persona encargada de la supervisión se encuentra a final de mes con una cantidad ingente de gastos que cotejar y aprobar y el departamento de administración debe archivar todos los justificantes originales de papel.
  • Además, recuperar el IVA de estos gastos es una tarea ardua y complicada. Según datos del diario Expansión el descontrol en los gastos variables supone a las pymes una pérdida de unos 1.000 millones de euros en IVA deducible.

La tecnología de gestión automática de gastos de Sabbatic soluciona estos problemas facilitando la tarea diaria y el control del gasto de los empleados y proporcionado a la empresa una herramienta para el control efectivo del gasto y la recuperación del iva de los tickets. Y si tu empresa tiene la obligación de cumplir con el SII, tendrás todos los datos listos para comunicarlos a Hacienda.

Al digitalizarlos de forma instantánea y certificada, se puede prescindir de los originales de papel con todas las garantías legales y así, los tickets no se pierden, las notas de gasto se hacen automáticamente y la empresa conoce al momento el importe que adeuda a cada trabajador. De esta forma, se pueden optimizar también los tiempos de pago, lo cual, redunda en un aumento de la satisfacción de los trabajadores.

Los responsables de supervisar los gastos, pueden acceder a las notas de gasto a través de su Panel web de gestión, estén donde estén, sin necesidad de tener que regresar de viaje y sin necesidad de que se acumulen los informes de gastos encima de su mesa.

Sabbatic custodia de forma legal los tickets digitalizados por lo que el departamento de administración ahorra tiempo y esfuerzo.  

Además, Sabbatic, recopila de forma eficaz la información de los tickets que permite que no se pierda el control de ni un solo céntimo del IVA de los mismos.

Sabbatic: tecnología para una vida mejor que permite aumentar la satisfacción de los trabajadores y la productividad de la empresa.

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