Flujo de aprobación de gastos multinivel

22.02.18

Flujo de aprobación de gastos multinivel

Por: Arkaitz Bastida

Con Sabbatic los responsables de supervisar los gastos podrán aprobarlos o rechazarlos desde cualquier lugar y sin necesidad de acumular justificantes ni informes en papel

Si tienes contratado el Plan SABBATIC Empresa, podrás utilizar la funcionalidad de Flujo de aprobación de gastos para que los responsables de supervisar los gastos puedan aprobarlos o rechazarlos desde cualquier lugar (con acceso a Internet) y sin necesidad de acumular justificantes ni informes en papel. Además, si necesitas que la supervisión sea transversal a través de distintas empresas filiales del grupo, también podrás configurarlo con Sabbatic.

Es una funcionalidad opcional, por lo que si en tu empresa ya contáis con un sistema de información que resuelve adecuadamente vuestro flujo de aprobaciones, no hay ningún problema, Sabbatic comunicará todos los datos diigitalizados de los gastos a través de la API RESTful  (automatizando la captura digital de los datos) al sistema de información que usáis habitualmente y podréis seguir usándolo como hasta ahora.

Por contra, si queréis aprovechar la funcionalidad de Flujo de aprobación de gastos de Sabbatic para digitalizar y simplificar este proceso, podréis configurar la jerarquía de supervisión y aprobación de gastos para que se ajuste a las necesidades de vuestra empresa:

  • Sabbatic está preparado para los casos en los que la supervisión se da siguiendo la jerarquía de responsabilidad del organigrama de la empresa y por lo tanto, habitualmente a un trabajador siempre le supervisa los gastos una misma persona (responsable de departamento, área, filial, etc.).

  • Pero con Sabbatic, también puede configurarse el flujo de aprobación para los casos en los que la supervisión de los gastos de un trabajador la realizan diferentes supervisores en cada caso dependiendo de alguna de las etiquetas de clasificación asignadas al gasto: proyecto o cliente al que se imputa el gasto, tipo de gasto, etc..

Los Responsables de la supervisión pueden visualizar las notas de gasto de los miembros de su equipo y aprobar o rechazar sus gastos de uno en uno o en su conjunto (toda la nota de gastos digital).

Así, cuando un Responsable de equipo aprueba o rechaza un gasto, su estado cambia:

  • APROBADO [símbolo de candado abierto en verde]: identifica los gastos a los que el Responsable de equipo [responsable de un proyecto, centro de coste, departamento, etc.] ha dado su visto bueno. Una vez que un gasto ha sido digitalizado correctamente por SABBATIC y su estado es por lo tanto DIGITALIZADO, la persona que tenga el rol de Responsable de equipo podrá visualizar todos los tickets DIGITALIZADOS correspondientes a los miembros de su equipo [proyecto, centro de coste, departamento, etc.]  y podrá aprobar cada uno de ellos.

  • RECHAZADO [símbolo x en rojo]: identifica aquellos tickets a los que el Responsable de equipo no ha dado su visto bueno. Al pulsar encima del icono de RECHAZADO se puede ver el mensaje que indica quién es el autor del rechazo [el Responsable de equipo correspondiente] y su motivo.

Cuando un Responsable de equipo aprueba o rechaza un gasto, ese gasto ya no puede ser editado por el usuario que lo digitalizó. Queda bloqueado para ese usuario.

Habitualmente, este nivel de supervisión de gastos del Responsable de equipo o proyecto, se corresponde al primer nivel de supervisión en el que se analiza la idoneidad o no del gasto en relación al desempeño profesional y a las políticas de gasto de la empresa.

Adicionalmente a este nivel de supervisión de Responsables de equipo,  las empresas podrán utilizar, si lo necesitan, un visto bueno del gasto de un nivel superior a través de la persona que tiene el rol de Administrador de SABBATIC en la empresa. El Administrador de Sabbatic en la empresa (habitualmente el área Financiero/Administración) podrá supervisar todos los gastos de todos los trabajadores de la empresa y confirmarlos o rechazarlos:

  • CONFIRMADO [símbolo de candado cerrado en verde]:  identifica los gastos a los que el Administrador ha dado su visto bueno. Una vez que un gasto ha sido digitalizado correctamente por SABBATIC y el  Responsable de equipo lo ha aprobado, la persona que tenga el rol de Administrador de Sabbatic podrá confirmarlo. Habitualmente esta confirmación se utiliza para indicar que el gasto ya está contabilizado o en proceso de reembolso.

  • RECHAZADO [símbolo x en rojo]: identifica aquellos tickets a los que el Administrador no ha dado su visto bueno. Al pulsar encima del icono de RECHAZADO se puede ver el mensaje que indica quién es el autor del rechazo [el Administrador correspondiente] y su motivo.

Cuando un Administrador confirma o rechaza un gasto, ese gasto, ya no puede ser editado ni por el usuario que la capturó ni por el Responsable de equipo del que depende dicho gasto. Queda bloqueado para ambos.

Habitualmente, este nivel de supervisión de gastos del perfil Administrador de Sabbatic en la empresa (Administración/Finanzas), se corresponde al momento en el que se les da el visto bueno a los gastos para su contabilización y reembolso de importes a los trabajadores, si procede.

Cada empresa puede elegir si quiere utilizar o no los dos niveles de visto bueno de los gastos (la aprobación del del Responsable de equipo y la confirmación del Administrador) ó sólo uno de los dos en función de sus necesidades de flujo de aprobación de gastos. Existe la posibilidad de que el Administrador pueda, además de Confirmar y Rechazar los gastos, Aceptarlos también sustituyendo así a la figura de Responsable de equipo.

 

¿Te interesa esta funcionalidad? ¿Tienes dudas? ¿Hablamos? Contacta con el equipo de Sabbatic y te ayudaremos. Además, puedes consultar todas las funcionalidades disponibles para cada uno de los Planes SABBATIC en nuestra sección de la web PRICING.

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