Alertas por duplicidades y fraude

22.12.17

Alertas por duplicidades y fraude

Por: Paul San Sebastián

Sabbatic cuenta con cuatro mecanismos que resultan imprescindibles para evitar duplicidades, errores y fraude en los datos de los gastos digitalizados

  1. Datos contables extraídos automáticamente no editables: desde Sabbatic, a través de nuestro servicio de digitalización y gestión automática de gastos, garantizamos la inalterabilidad de los datos contables extraídos automáticamente a partir de la fotografía del justificante (ticket o factura completa). Estos datos no son editables por ningún usuario, ni siquiera por el usuario con perfil de Administrador de Sabbatic en la empresa. En los casos en los que pudiera haber existido un error de lectura por parte de Sabbatic (actualmente no superan el 0.5% de las lecturas), este error deberá ser reportado a Sabbatic para que el equipo de soporte lo corrija. Además, todas las modificaciones que sufre un gastos en su proceso de digitalización y supervisión queda registrado en un Log que es consultable en todo momento y que indica las modificaciones sufridas por el gasto y su autor.

  2. Justificantes manuales identificados y diferenciados: para los casos en los que un ticket no pueda ser digitalizado automáticamente porque está ya muy dañado (muy doblado o con la tinta muy deteriorada) o por su propio diseño (ticket con parte de la información en el reverso), existe la posibilidad de capturar su información de manera manual. Para el caso de estos justificantes registrados de manera manual, Sabbatic cuenta con un símbolo específico que identifica y diferencia claramente estos gastos del resto de gastos digitalizados de manera automática. Además de poderlos identificar visualmente en una nota de gastos, pueden también filtrarse a través de los filtros disponibles en los listados de gastos para que el supervisor pueda analizarlos por separado.

Adicionalmente, a través de funcionalidad de Alarmas automáticas a supervisores, los supervisores podrán también configurar alarmas automáticas que les avisen de nuevos gastos que siendo manuales superen un importe determinado, se den en fechas concretas, etc.

Para el caso de estos gastos manuales, al igual  que con el resto de gastos, todas las modificaciones que sufre un gasto en su proceso de digitalización y supervisión queda registrado en un Log que es consultable en todo momento y que indica las modificaciones sufridas por el gasto y su autor.

  1. Sistema de identificación automática de gastos duplicados: la lectura y extracción de datos inteligente de Sabbatic está dotada de un sistema de aprendizaje de patrones de gasto de cada usuario y del conjunto de los usuarios de la empresa a la que pertenece dicho usuario. Este sistema permite identificar a Sabbatic potenciales gastos duplicados de un usuario con un nivel de confianza significativo. En estos casos, Sabbatic rechaza el gasto notificando del motivo al usuario que ha digitalizado el gasto por duplicado.

  1. Sistema de alertas automáticas para supervisores: las alertas son notificaciones enviadas por e-mail que advierten sobre un gasto o un conjunto de gastos que tengan valores fuera de los límites establecidos por las políticas de gasto de la empresa. Estos límites (importe máximo, unidades, fechas, etc.)  se pueden configurar de manera sencilla para cada empresa desde el Panel web de gestión de Sabbatic.


El equipo de I+D+i de Sabbatic sigue desarrollando proyectos en colaboración de centros tecnológicos como Vicontech, Teknalia y i3B (Ibermática) con el objetivo de mejorar la seguridad y fiabilidad de los gastos digitalizados y si tienes cualquier sugerencia al respecto, estamos a tu disposición para escucharte.

 

¿Te interesa esta funcionalidad? ¿Tienes dudas? ¿Hablamos? Contacta con el equipo de Sabbatic y te ayudaremos. Además, puedes consultar todas las funcionalidades disponibles para cada uno de los Planes SABBATIC en nuestra sección de la web PRICING.

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