Alertas por política de gastos de tu empresa

15.04.19

Alertas por política de gastos de tu empresa

Por: Paul San Sebastián

Las alertas son notificaciones enviadas al e-mail o al móvil que advierten sobre un gasto o un conjunto de gastos que tengan valores fuera de los límites establecidos por las políticas de gasto de tu empresa

Las alertas permiten avisar a los responsables de supervisar los gastos y a los propios trabajadores, si la empresa así lo decide, sobre los gastos que contengan valores fuera de las políticas de gasto de la empresa.

Se pueden configurar tantas alertas como se necesiten, combinando los siguientes tipos de condiciones en una misma alerta:

  • Usuarios - Grupos de usuarios: puede establecerse para cada alerta la persona o grupo de personas a las que les afecta la alarma.
  • Etiquetas: se puede restringir la alarma a gastos que contengan una o varias etiquetas de clasificación seleccionadas.

  • Tipos de gasto: se pueden seleccionar los tipos de gastos (ticket, factura, kilometraje, dietas de importe fijo, parte de horas, etc.) sobre los que se quiere aplicar la alarma

  • Importe máximo de un gasto: saltará si el gasto contiene un total mayor que el establecido.

  • Unidades máximas: saltará si el kilometraje/dieta/parte de horas... contiene más unidades que lo establecido.

  • Divisa diferente a: saltará si el gasto contiene una divisa diferente a la establecida.

  • Día de la semana: saltará si el gasto se ha realizado un día concreto de la semana.

  • Faltan campos obligatorios: saltará si el gasto no cuenta con todos los campos obligatorios.

  • Ticket manual: saltará cuando el usuario introduzca un ticket manual.

  • Importe máximo diario: saltará si el importe de los gastos de un día supera el importe establecido.

  • Gasto atrasado: saltará si el usuario ha tardado más de X días en digitalizar el gasto.

  • Nº máximo de gastos en un día: saltará si el número de gastos de un día supera al número establecido.

Todas estas condiciones pueden estar vinculadas, a la creación de un gasto, a la modificación de un gasto o incluso a la eliminación de un gasto

Establecida la combinación de condiciones que harán que una alarma salte, se pueden configurar los destinatarios que serán avisados (Administrador, Responsable de equipo que supervisa sus gastos, Usuario que digitaliza los gastos) y también el canal por que se hará llegar el aviso de Alarma (email, notificación push al móvil o ambos).

Por ejemplo, de esta manera, se puede crear una alerta con el título "Importe máximo de gasto de hace más de un mes" para notificar si un usuario crea gastos por un importe mayor de 130€ y que además hayan pasado más de 30 días de su gasto. Se puede seleccionar a qué Tipos de gasto aplican dichas alertas; en nuestro ejemplo lo definimos para tickets, kilometraje y facturas. Lo configuramos para que sea una alerta específica a aplicar a los usuarios del equipo Comercial y no para el resto de trabajadores de la empresa. Para este ejemplo, elegimos como destinatario de la Alarma al propio usuario que crea el gasto y al responsable de supervisárselo y establecemos que el aviso sea tanto por medio de email como por notificación al móvil:

La configuración de las Alertas necesarias para tú empresa, la puede hacer la persona que en tu empresa cuenta con perfil de administrador de Sabbatic y desde el Panel web de gestión.

¿Te interesa esta funcionalidad? ¿Tienes dudas? ¿Hablamos? Contacta con el equipo de Sabbatic y te ayudaremos. Además, puedes consultar todas las funcionalidades disponibles para cada uno de los Planes SABBATIC en nuestra sección de la web PRICING.

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