Acceso rápido y directo a las notas de gastos

Acceso rápido y directo a las notas de gastos

Por: Paul San Sebastián

Con Sabbatic puedes configurar accesos directos a las notas de gastos que habitualmente supervisas y también avisos automáticos para cumplir siempre en plazo con la política de gastos de la empresa

Cualquier usuario de Sabbatic puede configurar accesos directos a las notas de gasto desde su Panel web de gestión en función de su perfil de usuario y de los gastos que puede visualizar por tener dicho perfil.

Los diferentes perfiles de usuarios que existen en sabbatic son:

  • Usuario que digitaliza gastos: puede digitalizar gastos desde la app móvil y consultar sus propias notas de gasto desde el móvil o desde su Panel web de gestión de Sabbatic.

  • Responsable de equipo: puede digitalizar sus propios gastos desde la app, pero además de poder consultar sus propios gastos (vía móvil y web) puede también desde el panel web, supervisar, aprobar y rechazar las notas de gastos de todas las personas que están bajo su responsabilidad.

  • Administrador de Sabbatic en la empresa: puede digitalizar gastos desde la app, pero además de poder consultar sus propios gastos (vía móvil y web) puede también desde su Panel web de gestión de Sabbatic, supervisar, confirmar y rechazar las notas de gastos de todas las personas de la empresa.

 

Acceso a las notas de gastos para los Usuarios que digitalizan gastos:  

Estos usuarios siempre pueden acceder a todos sus gastos y filtrarlos a través de las diferentes opciones del cabecero de la tabla “Mis gastos”. Si alguno de estos filtrados va a ser habitual para el usuario, puede guardarlo a través de un botón de acceso directo (filtro guardado) y crear un aviso por email automático si lo necesita. Puede crear tantos accesos directos (filtros guardados) y avisos automáticos por email como lo necesite.

 

Acceso a las notas de gastos para los Responsables de equipo:

Las persona que cuentan con el rol de Responsable de equipo podrán visualizar en su Panel web de gestión, en la sección Gastos de mi empresa, todos los gastos digitalizados correspondientes a los miembros de su equipo [proyecto, centro de coste, departamento, etc.]  y podrán aprobar o rechazarlos. La aprobación/rechazo de las notas de gasto a este nivel, ​habitualmente se corresponde con su aprobación como gasto del desempeño profesional y en relación a las políticas de gasto de la empresa.

Como la supervisión de estas notas de gastos suele ser periódica según la política de gastos de la empresa, es lo más habitual configurar accesos directos (filtros guardados) a estas notas de gasto y también sus correspondientes avisos por email automático si fuera necesario. Este perfil de Responsable de equipo puede crear tantos accesos directos (filtros guardados) y avisos automáticos por email como lo necesite.

 

Acceso a las notas de gastos para los Administradores de Sabbatic en la empresa:

Adicionalmente al nivel de supervisión de Responsables de equipo, las empresas pueden utilizar, si lo necesitan, una supervisión de las notas de gasto a un nivel superior a través de la persona que tiene el rol de Administrador de Sabbatic en la empresa. El Administrador de Sabbatic en la empresa (habitualmente el área Financiero/Administración) podrá supervisar, accediendo a su Panel web de gestión, en la sección Gastos de mi empresa, todas las notas de gastos de todos los trabajadores de la empresa para confirmarlos o rechazarlos. La confirmación/rechazo de los gastos a este nivel, habitualmente se corresponde con su Contabilización y en su caso, si procede, con las órdenes de reembolso de los gastos a los trabajadores.

Como la supervisión de estas notas de gastos suele ser periódica según la política de gastos de la empresa, es lo más habitual configurar accesos directos (filtros guardados) a estas notas de gasto y también sus correspondientes avisos por email automático si fuera necesario. El perfil Administrador puede crear tantos accesos directos (filtros guardados) y avisos automáticos por email como lo necesite.

 

Configuración de los accesos directos (filtros guardados) a las notas de gasto:

Los accesos directos a las notas de gastos (filtros guardados) los puede configurar cualquier usuario en el Panel web de gestión sobre la base de los gastos que puede visualizar. Se puede configurar de manera sencilla en 3 pasos:

1.- Accede a la sección 'Gastos de mi Empresa'

2.- Filtra la información de la nota de gastos que necesitas ver (salvo la de fechas, que seleccionaremos después)

3.- Pulsa en 'Guardar filtro' y elige las opciones necesarias:

  • Elige un título descriptivo que quedará visible en el botón de acceso directo.

  • (Opcional) Elige el período a filtrar para que la información filtrada sea siempre la más reciente.

  • (Si has filtrado por período en el paso anterior) Selecciona si la fecha a filtrar debe ser la del propio gasto, o la del día de digitalización.

  • Configura, si lo necesitas, una notificación automática por email (y su frecuencia) para cuando haya nuevos gastos que coincidan con el filtrado guardado.

 

Con esto, los accesos directos a las notas de gasto estarán listos y junto a los avisos por email automáticos te resultarán de gran ayuda para que la gestión de las notas de gastos sea más eficiente y eficaz en tu empresa.

 

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Actívalo y configúralo en 1 día:

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